Conference Call per Studi Legali e Professionali

Avvocati, commercialisti, notai ma più in generale i professionisti che devono discutere di argomenti riservati, hanno bisogno di un servizio per le conferenze audio telefoniche che soddisfi esigenze specifiche.

Indice dei contenuti

La natura delle loro conference call richiede infatti un servizio estremamente sicuro e affidabile, in grado di ospitare riunioni telefoniche che possono durare anche ore.

Conference Call per studi legali e studi professionali

Quando abbiamo creato HDC Cloud Services, la nostra azienda, i primi clienti sono stati studi legali di tutta Italia. Questo perché il nostro servizio HDC AUDIO presenta caratteristiche e funzionalità particolarmente importanti per le conference call per studi legali e studi professionali.

E’ basato, infatti, su piattaforme WydeVoice, leader assoluto per le conferenze audio telefoniche:

linee attestate su carrier Tier 1
più di 30 milioni di persone collegate in 160 paesi nel mondo
oltre 1 miliardo di minuti di conference call erogati ogni anno
vincitore del premio Internet Telephony Excellence Award

Conosciamo quindi molto bene le esigenze di conference call per gli studi legali e per gli studi professionali, ad esempio: commercialisti, notai, consulenti.

Conferenze audio telefoniche sicure

La privacy e la sicurezza sono importanti per qualsiasi azienda ma sono assolutamente cruciali quando si tratta di conference call per studi legali e studi professionali. Le conferenze audio telefoniche si svolgono infatti in ambienti virtuali chiamati sale audio che devono essere sicure e riservate.

Con il nostro servizio, ogni sala audio ha un unico proprietario (Host) che dispone di:

codice di accesso personale e riservato
codice di accesso unico per gli invitati
diritti di amministratore
funzioni di controllo e gestione delle conferenze

Le funzioni si attivano tramite una combinazione di tasti del telefono oppure dal pannello web di amministrazione.

Controllare chi è collegato

Prima di iniziare la riunione, l’Host può controllare quante persone sono collegate e vedere i loro numeri telefonici.

Bloccare l’accesso alla conferenza

Per aumentare il livello di sicurezza, l’Host può inibire l’accesso alla conference call dopo che tutti gli invitati si sono collegati. In questo modo nessun altro può collegarsi anche se possiede il codice di accesso per gli invitati.

Iniziare la conferenza solo quando si collega l’Host

Con questa opzione, chi si collega prima dell’Host viene messo in attesa con una musica in sottofondo. Ovviamente tutte le linee telefoniche vengono isolate finché non si collega l’Host. Quindi, fino a quel momento, nessuno può parlare né sapere chi è collegato alla conference call.

Terminare la riunione quando l’Host riaggancia

Attivando questa funzione, la conferenza telefonica si chiude appena l’Host riaggancia. Nessuno dunque può più parlare o ascoltare dopo che l’Host ha riagganciato. Tutte le linee telefoniche vengono infatti automaticamente scollegate.

Creare sale audio temporanee

Un’ulteriore opzione a disposizione dell’Host per fare conference call telefoniche in massima sicurezza è quella di creare sale audio temporanee, utilizzabili cioè fino ad una certa data oppure anche per una sola conferenza. Le sale temporanee vengono automaticamente disattivate alla loro scadenza e i codici di accesso non possono più essere utilizzati.

Numeri Verdi

I Toll Free Number o numeri verdi sono numeri telefonici di accesso al servizio di conference call che gli invitati possono chiamare in modo totalmente gratuito. I numeri verdi non sono solo una cortesia per gli invitati. Le chiamate gratuite, infatti, conferiscono ulteriore professionalità e prestigio all’organizzatore delle riunioni telefoniche. Gli studi legali possono quindi distinguersi mettendo a disposizione dei propri clienti un numero verde per collegarsi alle conferenze audio senza pagare alcun costo di chiamata ove eventualmente applicato dai gestori telefonici, ad esempio per chi chiama dall’estero.

Registrazione audio

La registrazione di una conference call può essere importante in molti casi, ad esempio per un collegio sindacale. Con il nostro servizio HDC AUDIO è possibile registrare un numero illimitato di conferenze telefoniche sui nostri server e senza costi aggiuntivi. Le registrazioni audio sono salvate su file in formato standard mp4, quindi scaricabili e riproducibili su qualsiasi dispositivo.

Report di consumo

Un servizio di conference call per studi legali e studi professionali deve garantire un controllo puntuale e dettagliato dei consumi. Questo sia per la contabilizzazione dei minuti di conferenza per centri di costo (ad esempio gli avvocati di uno studio associato) sia ai fini della eventuale fatturazione del tempo dedicato ai clienti. Avvocati e commercialisti, ad esempio, trascorrono molto tempo in riunioni telefoniche con i clienti. Senza report accurati, quel tempo non potrebbe essere conteggiato ed eventualmente fatturato. Il nostro servizio HDC AUDIO offre rapporti dettagliati sulle conferenze telefoniche, facilmente consultabili e scaricabili in qualsiasi momento dal pannello web di amministrazione,

Messaggio di benvenuto personalizzato

Quando gli invitati si collegano ad un conferenza telefonica vengono accolti da un messaggio di benvenuto. Con HDC AUDIO si può aggiungere un ulteriore tocco di professionalità al servizio di conference call per studi legali e professionali, grazie alla possibilità di personalizzare il messaggio di accoglienza. Ad esempio comunicando il nome dello studio seguito da un messaggio specifico e in linea con lo stile aziendale. Inoltre è possibile scegliere anche la musica d’attesa. Può essere un’ottima opportunità promozionale sostituire la musica di attesa con un messaggio che informa, ad esempio, sui servizi offerti dallo studio.

Servizio disponibile in pochi minuti

Il servizio HDC AUDIO viene attivato entro pochi minuti dalla sottoscrizione. Si riceve quindi una mail con le credenziali di accesso e le semplici istruzioni che spiegano come fare una conference call telefonica.

La mail contiene: