Conference Call come funziona e perché usarla2018-11-16T12:25:56+00:00

ABC della Conference Call

Conference Call come funziona, a cosa serve e perché usarla?

Rispondiamo a queste domande partendo dal significato della parola Conference Call per esplorare tutti gli aspetti di uno strumento di lavoro sempre più importante non solo per le grandi aziende ma anche per le realtà produttive più piccole:

  • PMI (piccole e medie imprese)
  • studi professionali
  • lavoratori autonomi

Uno strumento moderno, efficace ed economico per chiunque abbia la necessità di incontrare persone senza spostarsi fisicamente.

Le Conference Call offrono importanti vantaggi anche alle Piccole Imprese e agli Studi Professionali.

Conference Call > Che significa

Il termine inglese Conference Call viene usato comunemente anche Italiano ma sono frequenti anche:

  • Audioconferenza
  • Conferenza Audio
  • Conferenza Telefonica
  • Riunione Telefonica
  • Teleconferenza

Il significato è quello di una riunione virtuale di un gruppo di persone che discutono per mezzo del telefono. Con l’avvento di Internet e della tecnologia VoIP che veicola le chiamate telefoniche attraverso le reti IP, il significato di Conference Call si è ampliato includendo le conferenze fatte anche tramite il PC.

Conference Call come funziona

Una Conference Call permette a persone fisicamente distanti di riunirsi virtualmente per discutere al telefono.

Conference Call A cosa serve

In una chiamata telefonica possono parlare solo due persone. Un servizio di audioconferenza, invece, permette a più persone di parlare contemporaneamente nella stessa chiamata, grazie ad una infrastruttura di collegamento, detta Bridge o Ponte Audio, accessibile da Numeri di telefono Italiani, Numeri Internazionali, Numeri Verdi e VoIP. In pratica è come se si entrasse, tramite linee telefoniche o VoIP, in una sala riunioni virtuale per discutere tutti insieme un determinato argomento.

Il servizio di Conference Call unisce le singole linee telefoniche o VoIP in un’unica chiamata di gruppo.

Conference Call > Perché usarla

Le Conference Call permettono di partecipare alle riunioni senza doversi allontanare dall’ufficio. Offrono diversi vantaggi per le persone, tra i quali il più evidente è che non si perde tempo e non si spendono soldi per gli spostamenti, non dovendo raggiungere fisicamente il luogo della riunione. Ci sono importanti vantaggi per le aziende, tra cui la possibilità di riunire molte persone in pochi minuti anche se si trovano all’altro capo del mondo. Inoltre, il servizio erogato da un Conferencing Provider non occupa le linee del centralino telefonico aziendale, lasciandole libere per le telefonate convenzionali.

Con le Conference Call si risparmia tempo e denaro perché non bisogna spostarsi fisicamente per partecipare alle riunioni.

Conference Call come funziona > Servizio

L’utilizzo del servizio è molto semplice e intuitivo. La conferenza telefonica viene organizzata da una persona (detta Host o Moderatore) che invita altre persone (i Partecipanti) generalmente inviando loro una mail con il numero di telefono (PoP) da chiamare e il codice di accesso. Collegarsi alla Conference Call è molto semplice: basta chiamare il numero telefonico e digitare il codice. E’ possibile collegarsi anche in VoIP, ad esempio da un PC.

Partecipare ad una Conference Call è semplicissimo: basta comporre il numero di telefono e inserire il codice di accesso.

Conference Call come funziona > Attenzione ai servizi gratis

Un servizio gratuito può presentare limitazioni e costi nascosti mentre un servizio per le Conference Call professionali è concepito espressamente per l’utenza business e rispetta quindi i necessari requisiti di sicurezza, affidabilità, qualità e funzionalità. Il piccolo risparmio che si ottiene con un servizio gratuito non vale certamente il rischio di compromettere l’esito di una riunione di lavoro o di un importante incontro d’affari. Per non parlare dell’immagine aziendale.

Usare un servizio gratuito per fare Conference Call professionali non è una buona idea.

Conference Call come funziona > Sala Audio

La Sala Audio è la sala riunioni virtuale dove si svolge la Conference Call. La sala viene assegnata all’Host (che normalmente è anche l’intestatario del contratto di servizio) insieme alle credenziali per l’accesso e la gestione. Ogni sala ha una propria coppia di codici di accesso: uno per l’Host e uno per i Partecipanti. L’Host può disporre della Sala Audio a suo piacimento utilizzando le funzionalità previste dalla formula di servizio scelta. Tecnicamente non c’è limite al numero di Sale Audio che un’azienda può richiedere, quindi ogni reparto (ma anche ogni singolo utente) può avere la propria sala.

La Sala Audio è lo spazio virtuale dove si svolgono le riunioni telefoniche.

Conference Call come funziona > Host 

Il proprietario della Sala Audio si chiama Host o Moderatore ed è la persona che può organizzare e gestire le Conference Call. Ad esempio può aprire e chiudere la sala, dare inizio alla conferenza e terminarla, attivare e silenziare i microfoni dei Partecipanti, registrare la conferenza, controllare i consumi.

L’Host o Moderatore è la persona che organizza e gestisce la Conference Call.

Conference Call come funziona > Partecipanti

I Partecipanti sono le persone invitate dall’Host all’audioconferenza. Normalmente ricevono una mail di invito con il codice di accesso e il numero telefonico (PoP) da chiamare per collegarsi. I PoP possono essere più di uno, in particolare per le Conference Call internazionali.

I Partecipanti sono le persone invitate alla Conference Call dal Moderatore.

Conference Call come funziona > Codice di Accesso

Un servizio di Conference Call di livello professionale prevede due codici di accesso distinti, uno per l’Host e uno per i Partecipanti. Il codice va digitato dopo aver chiamato il PoP per collegarsi all’audioconferenza. Un messaggio di risposta automatica chiede di inserire il codice seguito dal carattere # (cancelletto).

Il Moderatore e i Partecipanti hanno Codici di Accesso diversi per collegarsi alla Conference Call.

Conference Call come funziona > Dispositivi utilizzabili

Per collegarsi alla conferenza audio tramite linea telefonica si può utilizzare il telefono fisso o il cellulare. Esistono anche dispositivi professionali da tavolo, detti Speakerphone, progettati appositamente per fare in modo che un gruppo di persone possa usare un unico apparecchio. Non si deve mai usare la funzione vivavoce di un telefono (fisso o cellulare) a meno che non sia uno Speakerphone perché provoca disturbi di rientro della voce che possono pregiudicare seriamente la qualità dell’audio. Se si partecipa alla Conference Call con il PC è consigliabile usare le cuffie (come quelle per le chiamate Skype) o gli auricolari per cellulare, in modo da evitare rientri di voce dal microfono.

Conference Call come funziona

Si possono usare telefoni fissi, cellulari, Speakerphone e PC.
Non si deve attivare la funzione vivavoce del telefono o del cellulare perché provoca disturbi audio.

Conference Call come funziona > Numero Telefonico di Accesso

I numeri telefonici di accesso al servizio, detti anche PoP, permettono di collegarsi alla Conference Call dalla rete telefonica pubblica (RTG o PSTN) e sono dislocati in vari paesi del mondo per offrire una copertura globale del servizio. Ad esempio, per il nostro servizio HDC AUDIO sono disponibili PoP in più di 40 paesi nel mondo. La lista dei PoP serve per i Partecipanti che si collegano alle conferenze telefoniche dai paesi esteri.

I PoP sono i numeri telefonici che permettono di collegarsi alla Conference Call e sono disponibili in Italia e all’Estero.

Conference Call come funziona > Chiamate dall’Italia

Per collegarsi ad una conferenza telefonica dall’Italia si può chiamare qualsiasi PoP italiano perché gli operatori telefonici non fanno differenza di località per il costo delle chiamate nazionali. Anzi, la maggior parte dei piani tariffari prevede formule con chiamate nazionali gratuite.

Dall’Italia si può chiamare qualsiasi PoP italiano.

Conference Call come funziona > Chiamate fuori dall’Italia

Per partecipare ad una conferenza telefonica quando si è fuori dall’Italia è bene chiamare il PoP del paese in cui ci si trova, per non incorrere nell’eventuale sovrapprezzo per le telefonate internazionali. Per i costi di chiamata (Local Connection) riferirsi al piano tariffario del proprio gestore telefonico: TIM, Tre, Vodafone, Wind, Fastweb, etc.

Dall’Estero è bene chiamare il PoP del paese in cui ci si trova.

Conference Call come funziona > iNum, un PoP valido in tutto il mondo

Il PoP contrassegnato con la sigla iNum è un nuovo tipo di numero di telefono internazionale con prefisso +883 valido in tutto il mondo. Per chi viaggia spesso attraverso diversi paesi esteri, l’utilizzo di iNum evita di dover consultare la lista dei PoP per partecipare ad una conferenza telefonica.

iNum è un numero telefonico valido in tutto il mondo per collegarsi alle Conference Call.

Conference Call come funziona > Risposta in lingua locale

Quando si chiama un PoP per collegarsi alla conferenza telefonica risponde un messaggio registrato che invita a digitare il codice di accesso. Il messaggio può essere nella lingua locale, cioè quella del paese da cui si chiama, oppure in Inglese. In alcuni paesi sono presenti due PoP, uno con risposta in lingua locale e l’altro con risposta in Inglese. Se ad esempio dall’Italia si vogliono invitare all’audioconferenza anche partecipanti stranieri, si può inviare a costoro il numero del PoP con risposta in Inglese.

Quando si chiama un PoP la risposta automatica può essere in lingua locale o in Inglese.

Conference Call come funziona > Numeri Verdi

I Toll-Free Numbers o Numeri Verdi vengono generalmente richiesti dalle aziende per evitare che gli invitati alle conferenze telefoniche paghino gli eventuali costi di chiamata ai PoP. I costi delle chiamate ai Numeri Verdi vengono infatti addebitati all’intestatario del servizio (che normalmente coincide con l’Host).

Il costo delle chiamate ai PoP contrassegnati dai Numeri Verdi è carico dell’Host.

Conference Call come funziona >VoIP

Si può partecipare alle audioconferenze anche in VoIP per mezzo di un’applicazione web collegata alla Sala Audio. In questo modo non occorre chiamare un PoP ma si accede alla conferenza audio via Internet, direttamente dal browser. Non si paga quindi nemmeno l’eventuale costo della chiamata telefonica al PoP. E’ possibile collegarsi in VoIP anche da Skype pagando una tariffa al minuto per l’accesso da questo software.

Conference Call come funziona

Con il VoIP è possibile partecipare ad una Conference Call direttamente dal browser del PC.

Conference Call come funziona > Dial-In e Dial-Out

La maggior parte delle conferenze telefoniche è in modalità Dial-In, cioè i Partecipanti chiamano il numero telefonico del PoP per collegarsi alla Conference Call. Nella modalità Dial-Out, invece, è l’Host a chiamare in conferenza i Partecipanti. Si possono utilizzare entrambe le modalità nella stessa conferenza audio: alcuni Partecipanti possono accedere autonomamente in Dial-In mentre altri possono essere chiamati dall’Host.

Con il Dial-In i Partecipanti accedono autonomamente alla Conference Call, con il Dial-Out vengono collegati dall’Host.

Conference Call come funziona > Organizzazione della conferenza

L’organizzazione di un’audioconferenza spetta all’Host. Generalmente l’Host invia ai Partecipanti una mail che riporta l’ora di inizio, il numero del PoP per collegarsi e il Codice Partecipante. L’invito può anche essere di tipo “Calendario” (la maggior parte dei client di posta supporta questa funzionalità) in modo da ricevere un avviso automatico quando inizia la Conference Call.

L’Host invia una mail ai Partecipanti indicando l’ora di inizio, il PoP e il Codice di Accesso.

Conference Call come funziona > Partecipazione alla conferenza

Per partecipare ad un’audioconferenza si deve comporre il numero di telefono del PoP e inserire, quando richiesto dal messaggio di benvenuto, il codice ricevuto con la mail di invito, seguito dal tasto # (cancelletto). Generalmente la conferenza audio inizia quando si collega l’Host. Se l’Host non è ancora collegato, i Partecipanti restano in attesa con una musica di sottofondo.

I Partecipanti chiamano il PoP e inseriscono il Codice di Accesso quando richiesto dal messaggio di risposta automatica.

Conference Call come funziona > Regole di comportamento

Chi organizza o partecipa ad una conferenza audio professionale per la prima volta dovrebbe tenere a mente alcune semplici ma non scontate regole di comportamento per rendere la discussione efficace e gradevole per tutti.

Ad esempio:

  • Presentarsi prima di prendere la parola
  • Essere sintetici negli interventi
  • Silenziare il microfono se ci si trova in un ambiente rumoroso

Conference Call come funziona

In una Conference Call professionale è bene attenersi ad alcune regole di comportamento per rendere la riunione efficace e gradevole per tutti.

Conference Call come funziona > Gestione della conferenza

L’Host può facilmente gestire l’audioconferenza dalla tastiera del telefono oppure tramite un’applicazione web integrata con il servizio. Per attivare una funzione dal telefono, si preme * (asterisco) seguito dal numero associato alla funzione.

Le funzioni generalmente più utilizzate sono:

  • Apertura/chiusura della conferenza
  • Controllo dei microfoni dei Partecipanti
  • Attivazione della registrazione audio

L’Host può controllare facilmente la Conference Call dal telefono o da un pannello web.

Conference Call come funziona > Condivisione dati dal PC

E’ possibile condividere contenuti (presentazioni, documenti, etc.) tramite un’applicazione software integrata con il servizio, ampliando così la conferenza da VoIP a Webconference. Chi preferisce usare il telefono invece del VoIP può comunque visualizzare sul PC i contenuti condivisi.

Durante la conferenza è possibile condividere presentazioni, documenti e altri contenuti tramite il PC.

Conference Call come funziona > Registrazione Audio

La registrazione audio è una funzione riservata all’Host che può attivarla in qualsiasi momento sia dalla tastiera del telefono sia dall’applicazione software integrata nel servizio di Conference Call. Quando inizia e termina la registrazione, i Partecipanti vengono avvisati da un messaggio vocale. Una volta terminata l’audioconferenza, l’Host può scaricare su PC il file registrato e riascoltarlo con qualsiasi player software.

L’Host può attivare la registrazione della Conference Call e scaricare il file audio su PC.

Conference Call come funziona > Disponibilità del servizio

Un servizio di Conference Call permanente a consumo è sempre disponibile, in qualsiasi giorno e orario. A seconda dei provider, possono esistere altre formule di servizio, generalmente di tipo pre-pagato.

Ad esempio il nostro servizio HDC AUDIO offre anche le seguenti formule pre-pagate:

  • Ricaricabile
  • Oraria
  • Giornaliera
  • Mensile
  • Annuale

La disponibilità temporale del servizio può ovviamente variare a seconda della formula scelta.

La disponibilità del servizio di Conference Call permanente a consumo è h24 – 7 giorni su 7.

Conference Call come funziona > Assistenza operatore

Un servizio di Conference Call professionale prevede la possibilità di richiedere l’assistenza telefonica di un operatore premendo una combinazione di tasti sul telefono. Per gli utenti italiani è molto importante che l’assistenza sia in Italiano. L’operatore deve comunque saper comunicare anche in Inglese nel caso di assistenza a Partecipanti stranieri.

L’assistenza dell’operatore si richiede dalla tastiera del telefono.

Conference Call come funziona > Sicurezza e Privacy

Esistono diversi modi in cui un servizio di Conference Call professionale permette di proteggere l’accesso alla conferenza audio da parte di utenti non invitati o non autorizzati. Il più usato è quello di far iniziare la Conference Call solo quando si collega l’Host, che poi può chiudere l’accesso alla Sala Audio (dal telefono o da un’applicazione software integrata con il servizio) una volta che tutti i Partecipanti si sono collegati. Per un livello di sicurezza ancora maggiore, l’Host può creare Sale Audio Temporanee, cioè con codici di accesso “usa e getta”. Questi codici sono validi per una sola volta o per un periodo di tempo limitato, al termine del quale vengono automaticamente disattivati.

Il servizio mette a disposizione dell’Host diverse funzioni per proteggere l’accesso indesiderato alle Conference Call.

Conference Call come funziona > Chi paga per il servizio

Il costo del servizio di Conference Call è a carico dell’intestatario della Sala Audio. I Partecipanti pagano eventualmente solo il costo della chiamata al PoP, secondo il piano tariffario del proprio gestore telefonico. Per il contratto permanente a consumo viene addebitato all’intestatario della Sala Audio un costo al minuto per ciascun partecipante collegato.

Il costo di una Conference Call è sempre a carico dell’intestatario della Sala Audio.

Conference Call come funziona > Controllo dei consumi

Un servizio di Conference Call professionale mette generalmente a disposizione del cliente un pannello web da cui è possibile stampare i rapporti di consumo dei minuti in qualsiasi momento. I dati possono essere scaricati ed analizzati per vari criteri di raggruppamento, ad esempio:

  • Centro di Costo
  • Reparto o Area
  • Singola Sala Audio
  • Singola Audioconferenza

I consumi del servizio di Conference Call possono essere facilmente controllati attraverso un pannello web.


Come orientarsi nella Scelta del Servizio

Come tutti i servizi presenti sul mercato, anche i servizi di audioconferenza differiscono per affidabilità, sicurezza, modalità d’uso, funzionalità e prezzi. Occorre quindi scegliere il servizio più adatto in base alle proprie necessità e preferenze. Le esigenze operative possono essere molto diverse se si tratta di una grande azienda, una piccola impresa, uno studio professionale o un singolo professionista.

Prova gratis il nostro servizio HDC AUDIO

HDC AUDIO è il nostro servizio per le Conference Call professionali, immediate e facili da usare con qualsiasi dispositivo. Offre formule pre-pagate, ricaricabili oppure a consumo, in modo da coprire tutte le possibili necessità: dalle conferenze frequenti con molti partecipanti a quelle occasionali tra poche persone. Se vuoi provare HDC AUDIO puoi richiedere una prova gratuita senza alcun impegno d’acquisto.

HDC è un provider italiano

Scegliere un provider italiano ti offre importanti vantaggi, ad esempio ricevi assistenza da operatori che parlano la tua lingua e ascolti i messaggi in Italiano quando ti colleghi ad una conferenza audio. Il nostro servizio clienti è a tua disposizione (telefonicamente, via chat e via mail) per qualsiasi richiesta. Tutto sempre in Italiano.

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