Conference Call come funziona e perché usarla 2018-03-09T12:53:10+00:00

ABC della Conference Call

Conference Call come funziona, a cosa serve e perché usarla?

Rispondiamo a queste domande partendo dal significato della parola “conference call” per esplorare tutti gli aspetti di uno strumento di lavoro molto importante per le aziende.

Conference Call significato

Il significato è quello di conferenza telefonica o audioconferenza, cioè un gruppo di persone che discutono per mezzo del telefono. Con l’avvento di internet e della tecnologia VoIP (Voice over IP) che veicola le chiamate attraverso le reti IP, il significato di conference call si è ampliato includendo le conferenze fatte anche tramite PC.

Conference Call a cosa serve

In una chiamata telefonica possono parlare solo due persone. L’audioconferenza invece permette a più persone di parlare nella stessa chiamata. In pratica è come se si entrasse, tramite il telefono, in una sala riunioni virtuale per discutere tutti insieme un determinato argomento.

Conference Call perché usarla

La conference call permette di partecipare ad una riunione di lavoro senza dover lasciare il proprio ufficio. E’ un servizio che offre diversi vantaggi per le persone, il più evidente è che non si perde tempo e non si spende denaro per gli spostamenti, perché non occorre raggiungere fisicamente il luogo dove si dovrebbe svolgere la riunione. Ci sono importanti vantaggi per le aziende, tra cui la possibilità di riunire molte persone in poco tempo. Inoltre, il servizio erogato da un provider esterno non occupa le linee del centralino aziendale per ospitare le conferenze telefoniche.

Conference Call come funziona

La conferenza viene organizzata da una persona (detto Host o Moderatore) che invita altri partecipanti, generalmente inviando una mail con il numero di telefono (PoP) da chiamare e il codice di accesso. Collegarsi alla conferenza è molto semplice: basta chiamare il numero telefonico e digitare il codice. E’ possibile collegarsi all’audioconferenza anche in VoIP, ad esempio da un PC.

Perché non conviene utilizzare un servizio gratuito

Un servizio gratuito presenta limitazioni e costi nascosti mentre un servizio di conference call professionale è concepito espressamente per l’utenza business e rispetta quindi i necessari requisiti di sicurezza, affidabilità, qualità e prestazioni. Il piccolo risparmio che si ottiene con un servizio gratuito non vale certamente il rischio di compromettere l’esito di una riunione di lavoro o di un importante incontro d’affari oppure di trasmettere un’immagine poco professionale dell’azienda.

Sala Audio Personale

E’ la sala riunioni virtuale dove si svolge la conference call. Ogni sala audio ha un proprietario (Host) che può disporne a suo piacimento, compatibilmente con le risorse previste dal contratto di servizio. Non c’è limite al numero di sale audio che un’azienda può richiedere, quindi ogni reparto oppure ogni singolo utente può avere la propria sala.

Host o Moderatore della conferenza 

Il proprietario della sala audio si chiama Host o Moderatore ed è la persona che può organizzare e gestire le conference call. Ad esempio può aprire e chiudere la sala, dare inizio alla conferenza e terminarla, attivare e silenziare i microfoni degli altri partecipanti, controllare i consumi.

Partecipanti

I partecipanti sono le persone invitate dall’Host alla conferenza audio. Generalmente ricevono una mail di invito con il codice di accesso e il numero telefonico (PoP) da chiamare per collegarsi. I numeri possono essere più di uno, in particolare per le conference call internazionali.

Codici di Accesso

Un servizio di conference call professionale prevede due codici distinti, uno per l’Host e uno per i partecipanti. Il codice va digitato dopo aver chiamato il PoP per collegarsi alla conferenza. Generalmente un annuncio registrato chiede di inserire il codice seguito dal carattere # (cancelletto).

Quali dispositivi si possono usare 

Si può utilizzare qualsiasi telefono fisso, telefono cellulare e apparecchio da tavolo (detto anche speakerphone o ragno). Se si partecipa alla conference call con il PC è consigliabile usare le cuffie (come quelle per le chiamate Skype) o gli auricolari per cellulare, in modo da evitare eventuali rientri di voce dal microfono.

Numeri Telefonici di Accesso (PoP)

I numeri telefonici di accesso al servizio, detti anche PoP, permettono di collegarsi alla conference call dalle rete telefonica pubblica (PSTN) e sono dislocati in vari paesi del mondo per offrire una copertura il più possibile globale del servizio. Ad esempio, per il nostro servizio HDC AUDIO ci sono più di 40 paesi nel mondo che dispongono di un PoP. La lista dei PoP serve per i partecipanti alle conferenze telefoniche che chiamano dai paesi esteri.

Come scegliere il PoP da chiamare

Dall’Italia si può chiamare qualsiasi PoP italiano perché gli operatori telefonici non fanno differenza di località per il costo delle chiamate nazionali, anzi, la maggior parte dei piani tariffari prevede formule con chiamate nazionali gratuite. Dall’estero è invece opportuno chiamare il PoP del paese in cui ci si trova, in modo da non incorrere nell’eventuale sovrapprezzo per le chiamate telefoniche internazionali. Per i costi di chiamata (Local Connection) riferirsi al piano tariffario del proprio gestore telefonico: TIM, Tre, Vodafone, Wind, Fastweb, Infostrada etc.

Un PoP valido in tutto il mondo: iNum

iNum è un nuovo tipo di numero di telefono internazionale con prefisso +883 valido in tutto il mondo. Per chi viaggia spesso attraverso diversi paesi esteri, iNum evita di consultare la lista dei PoP per partecipare ad una conference call.

PoP con Risposta in Lingua Locale

Quando si chiama un PoP per collegarsi alla conferenza audio, il messaggio di benvenuto e la richiesta di digitare il codice di accesso possono essere nella lingua locale, cioè quella del paese da cui si chiama, oppure in Inglese. In alcuni paesi sono presenti due PoP: uno con risposta in lingua locale e l’altro in Inglese.

Numeri Verdi

I numeri verdi vengono generalmente utilizzati dalle aziende nei casi in cui si vuole evitare che i partecipanti alle conferenze telefoniche paghino l’eventuale costo della chiamata al PoP. Il costo delle chiamate ai PoP con numeri verdi è infatti a carico dell’intestatario del contratto del servizio di conference call.

Chiamate VoIP

Si può partecipare alle conferenze audio anche in VoIP, per mezzo di un’applicazione software integrata con il servizio. In questo modo non occorre chiamare un PoP ma ci si collega alla conferenza direttamente via software e quindi non si paga nemmeno l’eventuale costo della chiamata telefonica al PoP.

Dial-In e Dial-Out

La maggior parte delle conferenze telefoniche è in modalità Dial-In, cioè i partecipanti chiamano il numero telefonico del PoP per collegarsi alla conference call. Nella modalità Dial-Out, invece, è l’Host a chiamare in conferenza i partecipanti. Si possono utilizzare entrambe le modalità nella stessa audioconferenza: alcuni partecipanti possono accedere in Dial-In e altri possono essere chiamati dall’Host.

Come organizzare una Conference Call

L’organizzazione dell’audioconferenza spetta all’Host. Generalmente si invia una mail con l’agenda della riunione e le semplici istruzioni per collegarsi. L’invito può anche essere di tipo “Calendario” (la maggior parte dei client di posta supporta questa funzionalità) in modo da ricevere l’avviso automatico di inizio della conference call. La mail di invito deve ovviamente riportare il Codice Partecipante e la lista dei PoP.

Come partecipare ad una Conference Call

Per partecipare ad una conference call si deve comporre il numero di telefono del PoP e inserire, quando richiesto dal messaggio di benvenuto, il codice ricevuto con la mail, seguito dal tasto # (cancelletto). Generalmente la conferenza inizia quando si collega l’Host. Se l’Host non è ancora collegato, i partecipanti restano in attesa con una musica di sottofondo.

Regole di Comportamento

Chi organizza o partecipa ad una conference call professionale per la prima volta dovrebbe tenere a mente alcune buone regole di comportamento come presentarsi prima di prendere la parola, essere sintetici negli interventi, silenziare il proprio microfono se ci si trova in un ambiente rumoroso.

Come gestire una Conference Call

L’Host può gestire la conferenza tramite la tastiera del telefono oppure, più comodamente, tramite un’applicazione software integrata con il servizio. Per attivare una funzione dal telefono, generalmente si preme * (asterisco) seguito dal numero associato alla funzione.
Le funzioni più utilizzate sono: apertura/chiusura/blocco della conference call, controllo dei microfoni dei partecipanti, attivazione della registrazione.

Condivisione di Contenuti dal PC

E’ possibile condividere contenuti (presentazioni, documenti, etc.) tramite un’applicazione software integrata e sincronizzata con il servizio di conference call, trasformando così una semplice conferenza audio in una web conference. Chi preferisce usare il telefono invece del VoIP integrato nell’applicazione, può comunque visualizzare sul pc i contenuti condivisi.

Registrazione e Riascolto

L’Host può attivare e interrompere in qualsiasi momento la registrazione audio della conferenza, sia dalla tastiera del telefono sia dall’applicazione software integrata nel servizio di conference call. Un messaggio vocale avvisa i partecipanti quando inizia e termina la registrazione. Terminata la conferenza, l’Host può scaricare su PC il file registrato e riascoltarlo con qualsiasi player.

Disponibilità del Servizio

Il servizio di conference call è sempre disponibile, in qualsiasi giorno e orario. Gli eventuali limiti di utilizzo sono determinati dalla formula di acquisto scelta dal cliente: contratti a consumo illimitato oppure pacchetti pre-pagati.

Assistenza Operatore

Un servizio di conference call professionale prevede la possibilità di richiedere l’assistenza telefonica di un operatore premendo una combinazione di tasti (ad esempio *0) sul telefono.

Sicurezza e Privacy

Esistono diversi modi in cui, dal telefono o da un’applicazione software integrata con il servizio, si può proteggere l’accesso alla conferenza audio da parte di utenti non invitati o non autorizzati. Il più utilizzato è quello di permettere l’inizio della conference call solo quando si collega l’Host, che poi può chiudere l’accesso alla sala audio una volta che tutti i partecipanti si sono collegati. Per un livello di sicurezza ancora maggiore, l’Host può anche creare sale audio temporanee, cioè con codici di accesso “usa e getta”. Questi codici sono validi per una sola volta o per un periodo di tempo limitato, al termine del quale vengono automaticamente disattivati.

Chi paga la Conference Call

Il costo del servizio di conference call è a carico dell’intestatario della sala audio. I partecipanti pagano eventualmente solo il costo della chiamata al PoP, secondo il piano tariffario del proprio gestore telefonico. Per i contratti a consumo viene addebitato un costo al minuto per ciascun partecipante collegato. Per i pacchetti pre-pagati si possono avere formule diverse: dalla singola conferenza ai minuti illimitati di conferenza per un anno.

Rapporti di Controllo dei Consumi

Un servizio di conference call professionale mette generalmente a disposizione del cliente un portale web dove è possibile analizzare e stampare, in qualsiasi momento, il consumo di minuti per centro di costo, gruppi di utenti e singola sala audio.

Come orientarsi nella Scelta del Servizio

Come tutti i servizi presenti sul mercato, anche i servizi di audioconferenza differiscono per affidabilità, sicurezza, modalità d’uso, funzionalità e prezzi. Occorre quindi scegliere il servizio più adatto in base alle proprie esigenze e preferenze. Le esigenze operative possono essere molto diverse se si tratta di una grande azienda, una piccola impresa, uno studio professionale o un singolo professionista. Il nostro servizio HDC AUDIO, ad esempio, offre formule di servizio a consumo oppure pre-pagato, in modo da coprire tutte le possibili necessità: dalle conferenze frequenti con molti partecipanti a quelle occasionali tra poche persone.

Vuoi provare gratis il nostro servizio HDC AUDIO?

Se vuoi fare subito una prova gratuita e senza alcun impegno d’acquisto, chiama 06 622 05 843 oppure compila il MODULO DI RICHIESTA e sarai ricontattato al più presto da un nostro operatore.