ABC della Videoconferenza Cloud

Videoconferenza Cloud cosa è, a che serve e come funziona?

Rispondiamo a queste domande per esplorare gli aspetti essenziali della Videoconferenza Cloud, o Videoconferenza Online, un servizio che sta diventando sempre più importante per le aziende, soprattutto per quelle che operano sul mercato globale e che vogliono dotarsi di strumenti di lavoro moderni ed efficaci.

Videoconferenza Cloud cosa è

La videoconferenza cloud è uno strumento professionale che consente a persone che si trovano in luoghi diversi, distanti anche migliaia di km, di discutere, collaborare o prendere decisioni in tempi rapidi.

Videoconferenza Cloud a che serve

La videoconferenza offre un ambiente online, detto sala virtuale o VMR (Virtual Meeting Room) per svolgere riunioni a distanza condividendo anche contenuti come documenti, presentazioni, fogli di calcolo, etc. Le persone non sono quindi obbligate a spostarsi dai propri uffici per incontrarsi. Il cloud permette di utilizzare la videoconferenza professionale come servizio accessibile da Internet con qualsiasi dispositivo, senza necessità di acquistare costose soluzioni hardware da installare e gestire internamente all’azienda.

Videoconferenza Cloud come funziona

Per partecipare ad una riunione in videoconferenza basta collegarsi via Internet al portale di servizio, anche con un semplice PC, un tablet o uno smartphone,  e accedere ad una sala virtuale disponibile sul cloud. Grazie a sofisticate tecniche di trasmissione e all’alta definizione, i partecipanti hanno la sensazione di trovarsi tutti nella stessa stanza. Qualità, stabilità e affidabilità sono quindi requisiti necessari che il servizio cloud deve soddisfare affinché un meeting virtuale risulti gradevole e naturale come una riunione faccia a faccia. Si parla infatti di Videoconferenza Professionale per distinguerla dai servizi pensati per l’utenza domestica, come ad esempio Skype.

Multi-Videoconferenza

Spesso la videoconferenza professionale viene anche chiamata multi-videoconferenza, ad indicare che il collegamento video non è tra due sole postazioni ma tra molte.  Il numero dipende dalla capacità del sistema utilizzato. Se si opta per una soluzione da installare in azienda, la multi-videoconferenza viene erogata da un apparato hardware detto MCU (Multipoint Control Unit) oppure da un server su cui gira un’applicazione di MCU software. In questi casi il numero di postazioni collegabili simultaneamente dipende dalle risorse della MCU ed è l’azienda a decidere le configurazioni delle sale virtuali. Nel caso del cloud, invece, la multi-videoconferenza viene erogata dalle piattaforme di servizio del provider e il numero di postazioni collegabili in una sala virtuale dipende dall’offerta commerciale scelta dal cliente.

Differenze tra i Servizi Gratuiti e la Videoconferenza Cloud Professionale

I servizi gratuiti, come Skype, sono concepiti per l’uso domestico o amatoriale e difficilmente offrono la qualità, l’affidabilità e la sicurezza di quelli professionali. Ad esempio, la fluidità delle immagini e la chiarezza dell’audio risentono fortemente della qualità del collegamento Internet, mentre un servizio di videoconferenza professionale utilizza algoritmi di codifica che permettono di sopperire alle problematiche di rete come il ritardo e il jitter. Altro aspetto fondamentale da considerare in ambito professionale è la possibilità di collegarsi con i sistemi di videoconferenza hardware, detti Endpoint o Codec, che equipaggiano le sale riunioni aziendali e che utilizzano i protocolli di comunicazione standard H.323/SIP. Inoltre, la videoconferenza professionale può essere abbinata ad altri servizi come la registrazione e lo streaming che permettono di coprire le esigenze più disparate in ambito business: dalla verbalizzazione delle assemblee societarie, alla formazione a distanza, alla trasmissione di eventi sul web. Sono funzionalità che i servizi come Skype normalmente non possono offrire. In sintesi, la qualità, la sicurezza, l’affidabilità, la flessibilità, sono caratteristiche che hanno un prezzo.

La rivoluzione del Cloud

Fino a pochi anni fa occorreva acquistare costosi sistemi hardware per implementare una soluzione di videoconferenza di livello professionale. La rivoluzione portata dalla tecnologia cloud ha trasformato la videoconferenza in un servizio disponibile on-line a prezzi accessibili per tutti: piccole imprese, studi professionali e singoli consulenti. La videoconferenza si è trasferita dall’hardware al software: per svolgere meeting virtuali di alta qualità è sufficiente un client o un’app. La videoconferenza professionale è quindi alla portata di qualsiasi personal computer, tablet o smartphone.

Quali vantaggi offre un servizio di Videoconferenza Cloud

La aziende possono iniziare con un servizio base e successivamente ampliarlo al crescere del numero degli utenti o delle funzionalità richieste. Gli utenti possono essere operativi in pochi istanti, con qualunque dispositivo e da qualsiasi luogo dove sia possibile collegarsi a Internet. Per gli IT manager o gli amministratori, una soluzione di videoconferenza basata sul cloud è molto più facile da implementare e gestire rispetto ad una piattaforma interna: non occorre infatti acquistare alcun apparato e non servono tecnici per organizzare e gestire le videoconferenze. I meeting si svolgono direttamente on-line, in stanze virtuali in cui i proprietari, cioè coloro che hanno sottoscritto il servizio, possono incontrarsi con i propri ospiti. Bassi costi di utilizzo, semplicità di implementazione, flessibilità di configurazione, immediatezza d’uso, sono quindi i vantaggi trainanti delle soluzioni di videoconferenza professionale in cloud.

Quanto costa la Videoconferenza Cloud Professionale

Un servizio di videoconferenza professionale in cloud non è gratis ma il suo piccolo prezzo, sia per l’abbonamento che per il pay-per-use, va valutato in rapporto al risparmio che permette di ottenere. Ad esempio: per una trasferta giornaliera Milano-Roma, il cui costo si aggira sui 400 euro calcolando tutte le voci di spesa, un servizio di videoconferenza in pay-per-use permette di risparmiare quasi il 90%.videoconferenza cloud cosa è - risparmio

Cosa occorre per iniziare

Come ogni servizio disponibile sul cloud, anche la videoconferenza necessita di un collegamento Internet. Per le aziende operative, la connessione Internet è un servizio dato per scontato ma un piccolo studio o un professionista che inizia l’attività può scegliere tra le numerose offerte in fibra, ADSL o reti mobili che oggi sono presenti sul mercato. Per iniziare a svolgere riunioni in videoconferenza è sufficiente un PC, un tablet o uno smartphone. Ci sono anche soluzioni di videoconferenza più sofisticate, in particolare se si vuole equipaggiare una sala riunioni. Per quanto riguarda il servizio, generalmente i provider offrono la videoconferenza in abbonamento annuale oppure in pacchetti pre-pagati di videoconferenza oraria oppure di