Videoconferenza Cloud cosa è, a che serve e come funziona2018-10-02T15:03:19+00:00

ABC della Videoconferenza Cloud

Videoconferenza Cloud cosa è, a che serve e come funziona?

Rispondiamo a queste domande per esplorare gli aspetti essenziali della Videoconferenza Cloud, o Videoconferenza Online, un servizio che sta diventando sempre più importante per le aziende, soprattutto per quelle che operano sul mercato globale e che vogliono dotarsi di strumenti di lavoro moderni ed efficaci.

Videoconferenza Cloud cosa è

La videoconferenza cloud è uno strumento professionale che consente a persone che si trovano in luoghi diversi, distanti anche migliaia di km, di discutere, collaborare o prendere decisioni in tempi rapidi.

Videoconferenza Cloud a che serve

La videoconferenza offre un ambiente online, detto sala virtuale o VMR (Virtual Meeting Room) per svolgere riunioni a distanza condividendo anche contenuti come documenti, presentazioni, fogli di calcolo, etc. Le persone non sono quindi obbligate a spostarsi dai propri uffici per incontrarsi. Il cloud permette di utilizzare la videoconferenza professionale come servizio accessibile da Internet con qualsiasi dispositivo, senza necessità di acquistare costose soluzioni hardware da installare e gestire internamente all’azienda.

Videoconferenza Cloud come funziona

Per partecipare ad una riunione in videoconferenza basta collegarsi via Internet al portale di servizio, anche con un semplice PC, un tablet o uno smartphone,  e accedere ad una sala virtuale disponibile sul cloud. Grazie a sofisticate tecniche di trasmissione e all’alta definizione, i partecipanti hanno la sensazione di trovarsi tutti nella stessa stanza. Qualità, stabilità e affidabilità sono quindi requisiti necessari che il servizio cloud deve soddisfare affinché un meeting virtuale risulti gradevole e naturale come una riunione faccia a faccia. Si parla infatti di Videoconferenza Professionale per distinguerla dai servizi pensati per l’utenza domestica, come ad esempio Skype.

Multi-Videoconferenza

Spesso la videoconferenza professionale viene anche chiamata multi-videoconferenza, ad indicare che il collegamento video non è tra due sole postazioni ma tra molte.  Il numero dipende dalla capacità del sistema utilizzato. Se si opta per una soluzione da installare in azienda, la multi-videoconferenza viene erogata da un apparato hardware detto MCU (Multipoint Control Unit) oppure da un server su cui gira un’applicazione di MCU software. In questi casi il numero di postazioni collegabili simultaneamente dipende dalle risorse della MCU ed è l’azienda a decidere le configurazioni delle sale virtuali. Nel caso del cloud, invece, la multi-videoconferenza viene erogata dalle piattaforme di servizio del provider e il numero di postazioni collegabili in una sala virtuale dipende dall’offerta commerciale scelta dal cliente.

Differenze tra i Servizi Gratuiti e la Videoconferenza Cloud Professionale

I servizi gratuiti, come Skype, sono concepiti per l’uso domestico o amatoriale e difficilmente offrono la qualità, l’affidabilità e la sicurezza di quelli professionali. Ad esempio, la fluidità delle immagini e la chiarezza dell’audio risentono fortemente della qualità del collegamento Internet, mentre un servizio di videoconferenza professionale utilizza algoritmi di codifica che permettono di sopperire alle problematiche di rete come il ritardo e il jitter. Altro aspetto fondamentale da considerare in ambito professionale è la possibilità di collegarsi con i sistemi di videoconferenza hardware, detti Endpoint o Codec, che equipaggiano le sale riunioni aziendali e che utilizzano i protocolli di comunicazione standard H.323/SIP. Inoltre, la videoconferenza professionale può essere abbinata ad altri servizi come la registrazione e lo streaming che permettono di coprire le esigenze più disparate in ambito business: dalla verbalizzazione delle assemblee societarie, alla formazione a distanza, alla trasmissione di eventi sul web. Sono funzionalità che i servizi come Skype normalmente non possono offrire. In sintesi, la qualità, la sicurezza, l’affidabilità, la flessibilità, sono caratteristiche che hanno un prezzo.

La rivoluzione del Cloud

Fino a pochi anni fa occorreva acquistare costosi sistemi hardware per implementare una soluzione di videoconferenza di livello professionale. La rivoluzione portata dalla tecnologia cloud ha trasformato la videoconferenza in un servizio disponibile on-line a prezzi accessibili per tutti: piccole imprese, studi professionali e singoli consulenti. La videoconferenza si è trasferita dall’hardware al software: per svolgere meeting virtuali di alta qualità è sufficiente un client o un’app. La videoconferenza professionale è quindi alla portata di qualsiasi personal computer, tablet o smartphone.

Quali vantaggi offre un servizio di Videoconferenza Cloud

La aziende possono iniziare con un servizio base e successivamente ampliarlo al crescere del numero degli utenti o delle funzionalità richieste. Gli utenti possono essere operativi in pochi istanti, con qualunque dispositivo e da qualsiasi luogo dove sia possibile collegarsi a Internet. Per gli IT manager o gli amministratori, una soluzione di videoconferenza basata sul cloud è molto più facile da implementare e gestire rispetto ad una piattaforma interna: non occorre infatti acquistare alcun apparato e non servono tecnici per organizzare e gestire le videoconferenze. I meeting si svolgono direttamente on-line, in stanze virtuali in cui i proprietari, cioè coloro che hanno sottoscritto il servizio, possono incontrarsi con i propri ospiti. Bassi costi di utilizzo, semplicità di implementazione, flessibilità di configurazione, immediatezza d’uso, sono quindi i vantaggi trainanti delle soluzioni di videoconferenza professionale in cloud.

Quanto costa la Videoconferenza Cloud Professionale

Un servizio di videoconferenza professionale in cloud non è gratis ma il suo piccolo prezzo, sia per l’abbonamento che per il pay-per-use, va valutato in rapporto al risparmio che permette di ottenere. Ad esempio: per una trasferta giornaliera Milano-Roma, il cui costo si aggira sui 400 euro calcolando tutte le voci di spesa, un servizio di videoconferenza in pay-per-use permette di risparmiare quasi il 90%.videoconferenza cloud cosa è - risparmio

Cosa occorre per iniziare

Come ogni servizio disponibile sul cloud, anche la videoconferenza necessita di un collegamento Internet. Per le aziende operative, la connessione Internet è un servizio dato per scontato ma un piccolo studio o un professionista che inizia l’attività può scegliere tra le numerose offerte in fibra, ADSL o reti mobili che oggi sono presenti sul mercato. Per iniziare a svolgere riunioni in videoconferenza è sufficiente un PC, un tablet o uno smartphone. Ci sono anche soluzioni di videoconferenza più sofisticate, in particolare se si vuole equipaggiare una sala riunioni. Per quanto riguarda il servizio, generalmente i provider offrono la videoconferenza in abbonamento annuale oppure in pacchetti pre-pagati di videoconferenza oraria oppure di videoconferenza giornaliera.

Postazioni per la Videoconferenza

Le postazioni da cui ci si può collegare in videoconferenza sono essenzialmente tre: sale riunioni, scrivanie, dispositivi mobili.

Sale Riunioni

Collegarsi in videoconferenza da una sala riunioni è la soluzione più comoda quando occorre far sedere un gruppo di persone intorno ad un tavolo: ad esempio per un Consiglio d’Amministrazione o per una importante trattativa d’affari. Situazioni in cui serve il massimo comfort e la migliore resa visiva ed acustica. Le persone in sala si trovano virtualmente faccia a faccia con gli interlocutori remoti, di solito anche loro riuniti in una sala, che vengono visualizzati attraverso un display fissato a parete. Se la sala è grande, sarà necessario installare un sistema dedicato, detto Codec o Endpoint. Un tale sistema è un apparato progettato ad hoc per la videoconferenza, dotato di telecamera professionale che permette di trasmettere la visione d’insieme del tavolo ma anche fare lo zoom sulle singole persone che prendono la parola. Per l’audio, generalmente è sufficiente il microfono da tavolo in dotazione al codec oppure bisognerà installare un impianto più sofisticato. Se la sala è di dimensioni contenute, è sufficiente un buon PC a cui collegare, tramite le porte USB, una webcam e uno speakerphone, cioè un dispositivo da tavolo che integra microfono e altoparlante. Sul mercato esistono anche soluzioni di videoconferenza che abbinano webcam e speakerphone in un bundle progettato espressamente per una piccola sala.

Scrivanie

Quando a collegarsi in videoconferenza sono singole persone, la soluzione più comoda è utilizzare il PC dalla propria scrivania di lavoro. Se la webcam integrata nel PC non consente di trasmettere in alta definizione, si può optare per una webcam esterna. Per l’audio è consigliabile utilizzare le cuffie o gli auricolari oppure uno speakerphone.

Dispositivi mobili

Quando ci si trova fuori ufficio, ad esempio durante una trasferta di lavoro, si può partecipare alle videoconferenze con un tablet o uno smartphone. Basta collegarsi in WiFi, ovunque sia disponibile (stazioni, aeroporti, locali pubblici) oppure alle reti mobili 3G/4G/5G. Per isolarsi dai rumori esterni è bene utilizzare gli auricolari.

Collegamento telefonico

Un servizio di videoconferenza professionale prevede generalmente anche la possibilità di collegarsi via telefono attraverso la rete pubblica (PSTN). Questa funzionalità permette di partecipare alle videoconferenze, anche se solo in voce, quando non si ha la possibilità di collegarsi in video, ad esempio mentre si sta viaggiando.

Condivisione dati da PC

Durante la videoconferenza è possibile condividere dati attraverso un PC, cioè trasmettere contenuti utili alla discussione come presentazioni, documenti, tabelle, grafici, etc. In questo modo tutti i partecipanti possono visualizzare il contenuto sul proprio display e discuterlo come si farebbe in una riunione faccia a faccia. Questa funzione è disponibile anche per i sistemi di videoconferenza da sala.

Chat

La Chat permette di scambiare messaggi di testo durante la videoconferenza. I messaggi possono essere indirizzati a tutti i partecipanti (chat di gruppo) oppure ad uno in particolare (chat privata) nel qual caso lo scambio di messaggi viene visualizzato solo dalle due persone interessate.

Registrazione e Streaming

Il cloud mette a disposizione anche altri servizi a valore aggiunto, come la registrazione della videoconferenza e la trasmissione in streaming. La registrazione è particolarmente utile in caso di verbalizzazione della riunione, ad esempio per i Consigli di Amministrazione o le Assemblee dei Soci svolte in videoconferenza, come previsto dall’art. 2370 del Codice Civile. La trasmissione in streaming viene generalmente utilizzata per eventi destinati ad un pubblico molto ampio, invitato ad assistere alla videoconferenza via web con l’eventuale possibilità di interagire via chat.

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