Scrivere la Mail di invito per una Conference Call è il primo passo per organizzare una riunione telefonica professionale ed efficace, fornendo agli invitati istruzioni chiare e semplici per partecipare. Soprattutto se inviti persone che non hanno mai utilizzato un servizio per le Conference Call (in questo caso puoi consigliare di leggere la nostra guida).

Informazioni essenziali da scrivere nella mail di invito per una Conference Call

Oggetto

Ogni giorno riceviamo molte mail. La nostra attenzione viene colpita soprattutto da quello che è scritto nella riga Oggetto. Quando scrivi la mail di invito per una Conference Call, indica sinteticamente nella riga Oggetto il motivo della riunione, ad esempio: “Convocazione in Conference Call per Approvazione Bilancio“.

Data e Ora

Nella tua mail di invito per una Conference Call devi ovviamente comunicare la data e l’ora di inizio della riunione. Se sei il Moderatore della conferenza, ricorda di collegarti qualche minuto prima dell’inizio. Questa è una delle raccomandazioni per gestire nel modo migliore una riunione telefonica quando sei il Moderatore.

Argomento

Anche se nella riga Oggetto hai già indicato il motivo della riunione, qui puoi aggiungere maggiori informazioni o dettagli dato che non hai la limitazione di una sola riga. Riprendendo l’esempio della convocazione per l’approvazione del bilancio, potresti scrivere: “Conference Call per relazione sulla gestione societaria e approvazione del progetto di bilancio“.

Codice di accesso

Nella mail di invito per una Conference Call devi fornire il codice della sala audio da digitare per collegarsi alla conferenza telefonica. Si tratta ovviamente del Codice Partecipante, uguale per tutti. Da non confondere con il Codice Host che è riservato al Moderatore e non va mai divulgato.

Numeri telefonici di accesso (PoP)

Se i partecipati chiamano solo dall’Italia, nella mail di invito per una Conference Call ti basta indicare uno dei numeri che il tuo servizio mette a disposizione per l’Italia. Se ci sono persone che chiamano dall’Estero, allega alla mail la lista dei PoP internazionali che il tuo servizio mette a disposizione nei diversi paesi del mondo.

Istruzioni per partecipare

Nella tua mail di invito per una Conference Call elenca in modo semplice e chiaro le tre azioni che ogni partecipante deve fare per collegarsi:

1. chiamare il numero telefonico del PoP
2. digitare il Codice di accesso
3. premere il tasto #

Puoi seguire questo schema per comporre il tuo modello personalizzato di mail di invito per una Conference Call

Con HDC AUDIO ricevi anche il modello di mail di invito per una Conference Call 

I clienti del nostro servizio di Conference Call HDC AUDIO ricevono un modello personalizzato (con il codice di accesso della propria sala audio e i numeri telefonici dei PoP) che possono utilizzare immediatamente per le mail di invito alle Conference Call.

Con HDC AUDIO non sei obbligato a sottoscrivere un abbonamento: puoi acquistare il servizio solo quando ti occorre e anche solo per un’ora di conferenza.

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