Come comportarsi in Conference Call in modo professionale? Ecco alcuni consigli che ti saranno utili soprattutto se è la prima volta che organizzi o partecipi ad una riunione in Audioconferenza. Ci sono infatti alcune alcune regole di comportamento che è bene osservare per fare in modo che le riunioni telefoniche siano rapide, efficaci e gradevoli. 

Come comportarsi in Conference Call: organizzare la conferenza

Se sei tu ad organizzare la riunione telefonica, prepara in anticipo una mail (bastano poche righe) dove riporti le informazioni necessarie affinché le persone che inviti alla discussione possano collegarsi facilmente anche se non hanno avuto precedenti esperienze con un servizio di audioconferenza professionale.

Le informazioni essenziali da inserire nella Mail di invito sono:

  • argomento della riunione
  • data e ora di inizio
  • lista dei numeri telefonici da chiamare (Italia ed eventuali paese esteri)
  • codice partecipante (detto anche PIN)
  • tasti per silenziare/riattivare il microfono del telefono fisso
  • link per la condivisione dati su pc

Per “condivisione dati” si intende la possibilità che l’organizzatore della conference call (ed eventualmente anche i partecipanti) condivida attraverso il pc una presentazione, un documento di testo o qualsiasi altro contenuto utile alla discussione. I partecipanti, mentre sono collegati in audio, possono visualizzare questi contenuti sul proprio pc.

E’ importante che anche l’oggetto della mail sia chiaro e sintetico, in modo che il ricevente capisca immediatamente che si tratta dell’invito ad un’audioconferenza. Ad esempio: “Invito per la Conference Call del 22/4 p.v. ore 9.30”. Una volta creata questa mail, conviene salvarla come modello da utilizzare anche per conference call successive. Un’ulteriore comodità è generalmente offerta dai client di posta elettronica con la possibilità di salvare automaticamente l’invito come appuntamento nel calendario.

Puoi anche inserire alcuni consigli su come comportarsi in Conference Call.

Come comportarsi in Conference Call: il ruolo dell’Host

Occorre sapere come comportarsi in Conference Call soprattutto quando si ricopre il ruolo di Moderatore (Host) della conferenza. Quando sei l’Host devi svolgere questi compiti:

  • aprire la discussione
  • moderare gli interventi
  • chiudere la conferenza
  • inviare un resoconto via mail

Aprire la discussione significa dare il benvenuto ai partecipanti, ricordare l’argomento da discutere, presentare brevemente gli invitati (nel caso siano molti, puoi limitarti a citare i più importanti), dichiarare l’ora entro la quale concludere la conferenza, raccomandare la sinteticità degli interventi.

Il ruolo di moderatore della discussione è particolarmente importante nelle conferenze con un’agenda predefinita di interventi. Moderare gli interventi significa invitare a turno le persone a prendere la parola e assicurarsi che non tendano a parlare per un tempo troppo lungo.

Chiudere la conferenza significa riassumere sinteticamente la discussione, eventualmente comunicare che verrà inviata una mail di resoconto, salutare, invitare a riagganciare il telefono e attendere finché tutti i partecipanti abbiano lasciato la conferenza. A quel punto anche l’host potrà riagganciare.

La mail di resoconto è un atto di cortesia generalmente molto apprezzato nei contesti professionali. E’ sufficiente limitarsi a riportare il riassunto della discussione fatto a voce prima di chiudere la conferenza. Puoi inviare la mail di resoconto anche il giorno successivo allo svolgimento della conferenza.

Un altro compito che spetta all’Host è quello di avviare eventualmente la Registrazione audio della Conference Call. In tal caso l’Host deve avvisare tutti i partecipanti prima che inizi la discussione, spiegando il motivo della registrazione (ad esempio per la verbalizzazione di un CdA) e deve accertarsi che nessuno abbia nulla in contrario.

Modalità di apertura/chiusura della conferenza

L’Host deve sapere quale è la modalità tecnica di apertura e chiusura della conferenza. Per ragioni di sicurezza e controllo dei costi, le Conference Call professionali dovrebbero avere inizio soltanto quando si collega l’Host. Per la chiusura è invece preferibile la modalità in cui la conferenza termina quando l’ultimo partecipante ha riagganciato. Questo per evitare che disconnessioni accidentali dell’Host (ad esempio se usa un cellulare in una zona di scarsa copertura) causino la chiusura automatica della conferenza disconnettendo tutti i partecipanti.

Come comportarsi in Conference Call: il ruolo del partecipante

Se sei invitato ad un’audioconferenza, controlla se hai ricevuto la mail con le informazioni necessarie a collegarti. Poco prima dell’inizio della Conference Call annota il numero da chiamare e il codice da inserire, in modo da averlo sempre sotto mano. Se se fuori dal tuo ufficio e chiami dal cellulare, questo accorgimento ti permetterà di ricollegarti rapidamente alla conferenza qualora la tua linea dovesse cadere per assenza di copertura del segnale.

Come comportarsi in Conference Call: la puntualità

La puntualità è una delle regole più importanti da osservare. Come già spiegato, la conferenza ha inizio soltanto quando si collega l’Host. I partecipanti eventualmente già collegati non possono parlare tra di loro e restano in attesa (con una musica di so