Come comportarsi in Conference Call

Come comportarsi in Conference Call in modo professionale? Ecco alcuni consigli che ti saranno utili soprattutto se è la prima volta che organizzi o partecipi ad una riunione in Audioconferenza. Ci sono infatti alcune alcune regole di comportamento che è bene osservare per fare in modo che le riunioni telefoniche siano rapide, efficaci e gradevoli. 

Come comportarsi in Conference Call: organizzare la conferenza

Se sei tu ad organizzare la riunione telefonica, prepara in anticipo una mail (bastano poche righe) dove riporti le informazioni necessarie affinché le persone che inviti alla discussione possano collegarsi facilmente anche se non hanno avuto precedenti esperienze con un servizio di audioconferenza professionale.

Le informazioni essenziali da inserire nella Mail di invito sono:

  • argomento della riunione
  • data e ora di inizio
  • lista dei numeri telefonici da chiamare (Italia ed eventuali paese esteri)
  • codice partecipante (detto anche PIN)
  • tasti per silenziare/riattivare il microfono del telefono fisso
  • link per la condivisione dati su pc

Per “condivisione dati” si intende la possibilità che l’organizzatore della conference call (ed eventualmente anche i partecipanti) condivida attraverso il pc una presentazione, un documento di testo o qualsiasi altro contenuto utile alla discussione. I partecipanti, mentre sono collegati in audio, possono visualizzare questi contenuti sul proprio pc.

E’ importante che anche l’oggetto della mail sia chiaro e sintetico, in modo che il ricevente capisca immediatamente che si tratta dell’invito ad un’audioconferenza. Ad esempio: “Invito per la Conference Call del 22/4 p.v. ore 9.30”. Una volta creata questa mail, conviene salvarla come modello da utilizzare anche per conference call successive. Un’ulteriore comodità è generalmente offerta dai client di posta elettronica con la possibilità di salvare automaticamente l’invito come appuntamento nel calendario.

Puoi anche inserire alcuni consigli su come comportarsi in Conference Call.

Come comportarsi in Conference Call: il ruolo dell’Host

Occorre sapere come comportarsi in Conference Call soprattutto quando si ricopre il ruolo di Moderatore (Host) della conferenza. Quando sei l’Host devi svolgere questi compiti:

  • aprire la discussione
  • moderare gli interventi
  • chiudere la conferenza
  • inviare un resoconto via mail

Aprire la discussione significa dare il benvenuto ai partecipanti, ricordare l’argomento da discutere, presentare brevemente gli invitati (nel caso siano molti, puoi limitarti a citare i più importanti), dichiarare l’ora entro la quale concludere la conferenza, raccomandare la sinteticità degli interventi.

Il ruolo di moderatore della discussione è particolarmente importante nelle conferenze con un’agenda predefinita di interventi. Moderare gli interventi significa invitare a turno le persone a prendere la parola e assicurarsi che non tendano a parlare per un tempo troppo lungo.

Chiudere la conferenza significa riassumere sinteticamente la discussione, eventualmente comunicare che verrà inviata una mail di resoconto, salutare, invitare a riagganciare il telefono e attendere finché tutti i partecipanti abbiano lasciato la conferenza. A quel punto anche l’host potrà riagganciare.

La mail di resoconto è un atto di cortesia generalmente molto apprezzato nei contesti professionali. E’ sufficiente limitarsi a riportare il riassunto della discussione fatto a voce prima di chiudere la conferenza. Puoi inviare la mail di resoconto anche il giorno successivo allo svolgimento della conferenza.

Un altro compito che spetta all’Host è quello di avviare eventualmente la Registrazione audio della Conference Call. In tal caso l’Host deve avvisare tutti i partecipanti prima che inizi la discussione, spiegando il motivo della registrazione (ad esempio per la verbalizzazione di un CdA) e deve accertarsi che nessuno abbia nulla in contrario.

Modalità di apertura/chiusura della conferenza

L’Host deve sapere quale è la modalità tecnica di apertura e chiusura della conferenza. Per ragioni di sicurezza e controllo dei costi, le Conference Call professionali dovrebbero avere inizio soltanto quando si collega l’Host. Per la chiusura è invece preferibile la modalità in cui la conferenza termina quando l’ultimo partecipante ha riagganciato. Questo per evitare che disconnessioni accidentali dell’Host (ad esempio se usa un cellulare in una zona di scarsa copertura) causino la chiusura automatica della conferenza disconnettendo tutti i partecipanti.

Come comportarsi in Conference Call: il ruolo del partecipante

Se sei invitato ad un’audioconferenza, controlla se hai ricevuto la mail con le informazioni necessarie a collegarti. Poco prima dell’inizio della Conference Call annota il numero da chiamare e il codice da inserire, in modo da averlo sempre sotto mano. Se se fuori dal tuo ufficio e chiami dal cellulare, questo accorgimento ti permetterà di ricollegarti rapidamente alla conferenza qualora la tua linea dovesse cadere per assenza di copertura del segnale.

Come comportarsi in Conference Call: la puntualità

La puntualità è una delle regole più importanti da osservare. Come già spiegato, la conferenza ha inizio soltanto quando si collega l’Host. I partecipanti eventualmente già collegati non possono parlare tra di loro e restano in attesa (con una musica di sottofondo) che l’Host apra la conferenza. Dunque se sei l’Host è importante che ti colleghi qualche minuto prima, per evitare di lasciare le persone in attesa troppo a lungo. Se invece sei un partecipante, cerca di collegarti puntualmente per evitare che il tuo ingresso nella Conference Call disturbi chi sta parlando.

Non usare mai il vivavoce del telefono

E’ importante sapere come comportarsi in Conference Call quando si ha l’esigenza di usare un solo apparecchio telefonico poggiato su un tavolo o una scrivania. Se questa è la tua esigenza, procurati uno speakerphone (il costo è di poche decine di euro) piuttosto che usare la funzione vivavoce del cellulare o del telefono fisso. L’uso del vivavoce causa infatti forti disturbi di rientro audio, sia del parlato che dei rumori ambientali, che possono pregiudicare seriamente la chiarezza della comunicazione.

Come utilizzare lo speakerphone

Lo speakerphone è un apparecchio telefonico da tavolo che integra microfono e altoparlanti. Va collocato in posizione il più possibile equidistante dalle persone sedute. Se la superficie del tavolo è riflettente, ad esempio di cristallo, può essere opportuno inserire un panno o un libro sotto lo speakerphone per evitare disturbi causati dalla riflessione sonora. Devi anche prestare attenzione ai rumori ambientali, perché lo speakerphone ha un microfono molto sensibile, capace di captare anche piccoli rumori come il fruscio dei fogli di carta, il tamburellare delle dita, il ticchettio della tastiera del PC. Attenzione anche ai rumori esterni che provengono dalla finestra, dalle suonerie, dalle vibrazioni e interferenze radio dei cellulari poggiati sul tavolo.

Come comportarsi in Conference Call: silenziare il microfono

Scegli un luogo il più possibile silenzioso per partecipare ad una conference call. Se ciò non è possibile, ad esempio se chiami dal cellulare all’aperto oppure se condividi l’ufficio con altre persone, ricordati di tenere il microfono silenziato finché non è il tuo turno di prendere la parola. Questo accorgimento è forse il più importante da osservare nelle audioconferenze professionali in quanto evita che la discussione venga disturbata da eventuali rumori provenienti dall’ambiente circostante, ad esempio il traffico cittadino o le voci di altre persone. Se utilizzi un telefono fisso puoi silenziare il microfono con la sequenza di tasti indicati nella mail di invito (ad esempio digitando *6) e ricordati anche di silenziare la suoneria del cellulare.

Come comportarsi in Conference Call: presentarsi

Sapere come comportarsi in Conference Call significa anche presentarsi quando alla riunione telefonica partecipano persone che non ti conoscono. Al tuo primo intervento nella discussione saluta e scandisci il tuo nome e cognome, l’azienda per cui lavori e il ruolo che ricopri. Un piccolo gesto di cortesia e rispetto nei confronti dei tuoi interlocutori che sarà certamente apprezzato.

Come comportarsi in Conference Call: interventi sintetici

In generale i meeting di lavoro dovrebbero svolgersi in un tempo non troppo lungo per non rischiare di oltrepassare la soglia di attenzione delle persone. Lo stesso vale per le Conference Call. Anche se non vedi i tuoi interlocutori e quindi non puoi percepire il linguaggio del corpo, non devi dimenticare che l’audioconferenza deve tenere impegnate le persone solo per il tempo necessario a discutere compiutamente l’argomento per il quale è stata convocata. Le Conference Call non sono eventi “social” ma strumenti di lavoro per scambiare informazioni con clienti, fornitori, consulenti, colleghi e partner. Occorre quindi essere il più possibile sintetici e chiari negli interventi.

Come comportarsi in Conference Call: evitare distrazioni

Anche nel caso in cui hai un ruolo prevalentemente da ascoltatore, ricorda che potresti essere chiamato in qualsiasi momento a rispondere ad una domanda oppure ad esprimere un parere. Cerca quindi di non distrarti facendo altre cose come leggere mail o chattare perché se vieni chiamato improvvisamente potresti trovarti in imbarazzo per non aver prestato attenzione alla discussione. Questo è davvero uno dei consigli per le Conference Call professionali che non dovresti mai sottovalutare.

Come comportarsi in Conference Call: aiutarsi con gli appunti

Se hai già programmato un tuo intervento, tenere sott’occhio un foglio con la lista dei punti che vuoi discutere ti aiuterà ad esporli nel giusto ordine e a non dimenticarne nessuno quando prenderai la parola. Durante la discussione annota anche eventuali domande che vorrai porre o argomenti che ti interessa approfondire, proprio come faresti nelle riunioni di lavoro a cui partecipi di persona.

Come comportarsi in Conference Call: non fare commenti

Si potrebbe scrivere un libro sui commenti imbarazzanti fatti durante o alla fine di una Conference Call da persone convinte che il loro microfono fosse spento. Se non vuoi correre rischi, evita di fare qualsiasi commento anche se sei convinto che il tuo microfono è silenziato e anche quando l’organizzatore ha dichiarato chiusa la conferenza. Le Leggi di Murphy sono implacabili!

Sapere come comportarsi in Conference Call evita di fare brutte figure e aiuta a rendere le riunioni telefoniche sintetiche, produttive e piacevoli per tutti.


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2018-11-04T12:51:25+00:00