Un servizio di Audioconferenza può essere molto importante per le imprese e i professionisti. Infatti, le riunioni in presenza fisica non sono sempre possibili e comunque i viaggi di lavoro sono costosi in termini di denaro e di tempo. Le Conference Call, invece, sono molto facili, immediate ed economiche. In questo articolo vediamo come scegliere un buon servizio.

Prima di tutto …

Se non hai mai utilizzato un servizio di Audioconferenza professionale e vuoi capire meglio a cosa serve e come funziona, ti consigliamo di leggere la nostra Guida ABC della Conference Call.

Differenze tra i servizi di Audioconferenza

I servizi di Conference Call non sono tutti uguali. Ognuno offre un proprio set di funzionalità per l’Host (l’organizzatore) e per i partecipanti. Ad esempio il controllo dei microfoni, la registrazione, i sondaggi in tempo reale. I servizi che si trovano sul mercato possono quindi variare anche molto in termini di funzionalità e di prezzo. Prima di scegliere un servizio di Audioconferenza è bene verificare alcuni requisiti fondamentali che riportiamo di seguito.

Numero di partecipanti

Il servizio deve consentire non solo piccole riunioni (4 o 5 persone) ma anche quelle con diverse decine di invitati. Ad esempio un meeting trimestrale con la forza vendita dislocata anche all’estero. E’ bene quindi verificare che il servizio permetta di ospitare tutte le persone che si prevede di invitare alle conferenze telefoniche.

Controllo delle Conference Call

Un servizio di Audioconferenza professionale deve mettere a disposizione dell’Host un software per il controllo e la gestione delle Conference Call. Ad esempio: visualizzare chi è collegato, chi sta parlando, chi ha il microfono silenziato e chi ha abbandonato la riunione. L’Host deve anche poter silenziare e riattivare i microfoni, disconnettere partecipanti, bloccare l’accesso e chiudere la conferenza.

Sicurezza del servizio di Audioconferenza

Molto importante per la sicurezza delle riunioni telefoniche è la possibilità di limitare la partecipazione ai soli invitati, bloccando l’accesso alla Conference Call una volta che tutti si sono collegati.

Numeri di Accesso Internazionali

Per chi opera sul mercato internazionale, è fondamentale verificare che il servizio di Audioconferenza sia accessibile da numeri telefonici locali (PoP) nei paesi di interesse. Se in alcuni paesi non vi sono PoP, il servizio deve offrire la modalità di collegamento VoIP da PC.

Interattività

Una Conference Call può essere molto più di una telefonata di gruppo. Ad esempio, un servizio di Audioconferenza che offre la funzionalità di Sondaggio permette, attraverso il telefono, di esprimere una preferenza o votare per una decisione. Oppure la funzione Alzata di Mano, che consente ai partecipanti di avvisare l’Host quando desiderano prendere la parola. Queste modalità di interazione sono molto utili soprattutto quando i partecipanti sono numerosi, ad esempio nelle Conference Call per le Investor Relations.

Registrazione

Un’altra caratteristica fondamentale è la possibilità di registrare la conferenza. In questo modo chi non ha potuto partecipare potrà ascoltare successivamente la registrazione sul proprio PC dopo aver scaricato il file. La registrazione viene attivata dall’Host tramite i tasti del telefono o via software.

Opzioni di acquisto per il servizio di Audioconferenza

E’ molto importante che il servizio di Audioconferenza fornisca diverse opzioni di acquisto per soddisfare le esigenze di qualsiasi tipo di utente (che possono anche cambiare nel tempo). Molti, ad esempio, all’inizio utilizzano le Conference Call solo in qualche occasione. Poi, una volta compreso che il servizio è comodo e permette di risparmiare tempo e denaro, ne fanno un uso sempre maggiore.

Servizio di Audioconferenza disponibile in diverse soluzioni

Un servizio di Audioconferenza flessibile deve quindi offrire soluzioni in grado di soddisfare qualsiasi esigenza in termini di:

  • frequenza d’uso
  • tipologia di utilizzo
  • disponibilità di funzioni
  • modalità di acquisto

Ad esempio, chi prevede Conference Call frequenti, opterà per un contratto a consumo, disponibile h24 senza prenotazione. Le formule pre-pagate sono invece più adatte a chi preferisce acquistare il servizio di volta in volta: dalla singola conferenza al pacchetto a consumo ricaricabile.


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