Come scegliere un Servizio di Audioconferenza Professionale

Un servizio di Audioconferenza è importante anche per le Piccole Imprese, perché le riunioni di persona con colleghi, collaboratori o clienti non sono sempre possibili o facili da organizzare, soprattutto se l’azienda opera sul mercato internazionale. Gli spostamenti possono essere costosi (auto, treni, aerei, taxi, etc.) e far perdere tempo prezioso.

Le Conference Call invece sono molto facili, economiche ed efficaci. Permettono a gruppi anche numerosi di persone di discutere tra loro attraverso uno strumento che tutti sanno usare: il telefono. Non è necessario essere collegati ad Internet, né utilizzare un computer, né installare software o dispositivi. Dato che chiunque sa fare una telefonata, in qualsiasi luogo si trovi, un servizio di Audioconferenza non presenta alcuna difficoltà di utilizzo.

Non tutti i servizi di Conference Call però sono uguali. Ognuno offre un proprio set di funzionalità per l’organizzatore (Host) e per i Partecipanti. Ad esempio il controllo dei microfoni, la registrazione, i sondaggi in tempo reale. I servizi che si trovano sul mercato possono quindi variare anche molto in termini di funzionalità e di prezzo.

Prima di scegliere un servizio di Audioconferenza, soprattutto per una piccola impresa, è bene considerare i requisiti fondamentali che deve soddisfare.

Numero di Partecipanti

Una delle caratteristiche più importanti da considerare è il numero massimo di partecipanti ad una Conference Call. Tale numero deve consentire non solo le piccole riunioni (ad esempio con quattro o cinque persone) ma anche quelle con diverse decine di partecipanti. Immagina, ad esempio, ad un meeting commerciale con la forza vendita dislocata sul territorio nazionale e all’estero. E’ bene quindi verificare che il tipo di servizio scelto permetta di ospitare tutte le persone prevedi di invitare alle riunioni telefoniche.

Controllo delle Conference Call

Un servizio di Audioconferenza professionale deve mettere a disposizione dell’Host un pannello web che fornisca almeno le funzionalità di base per la gestione delle Conference Call. Dal pannello si devono poter visualizzare tutte le informazioni sulla conferenza in corso. Ad esempio controllate chi è collegato e chi sta parlando, chi ha il microfono silenziato e chi ha abbandonato la riunione. Dal medesimo pannello, l’Host deve poter silenziare e riattivare i microfoni, disconnettere partecipanti, bloccare l’accesso e chiudere la conferenza.

Sicurezza

Molto importante per la sicurezza delle riunioni è la capacità di limitare la partecipazione ai soli invitati, bloccando l’accesso alla Conference Call una volta che tutti si sono collegati.

Numeri di Accesso Internazionali

Se l’azienda opera sul mercato globale, è fondamentale verificare che il servizio di Audioconferenza sia accessibile da numeri telefonici locali (PoP) nei paesi di interesse. Se in alcuni paesi non vi sono PoP, è opportuno verificare se è disponibile il servizio iNum (Numerazione Unica Internazionale con prefisso +883) oppure se il servizio di Audioconferenza permette di collegarsi in VoIP con un personal computer collegato ad Internet.

Interattività

Una Conference Call può essere molto più di una telefonata di gruppo. Ad esempio, un servizio di Audioconferenza che offre la funzionalità di Sondaggio permette ai Partecipanti, attraverso il telefono, di esprimere una preferenza o di votare per una decisione. Su proposta dell’Host, i Partecipanti premono il tasto con il numero corrispondente alla propria scelta e questa viene automaticamente registrata. Altro esempio è la funzione “Alzata di Mano” che consente ai Partecipanti di avvisare l’Host quando desiderano prendere la parola. Questa modalità di discussione è molto utile quando i Partecipanti sono numerosi, per evitare che gli interventi si sovrappongano. Un ulteriore grado di interattività, che però prevede l’uso del PC, è la possibilità di condividere file, documenti o il desktop durante la conferenza.

Registrazione

Un’altra caratteristica fondamentale è la possibilità di registrare la conferenza. In questo modo chi non ha potuto partecipare potrà ascoltare successivamente la discussione dal proprio PC, scaricando il file della registrazione. La registrazione viene attivata dall’Host tramite i tasti del telefono o dal pannello web di controllo delle Conference Call.

Servizio a Consumo e Pre-Pagato

E’ molto importante che il servizio di Audioconferenza fornisca diverse opzioni di acquisto. Questa flessibilità rende il servizio facilmente adattabile alle necessità di qualsiasi tipo di azienda. Necessità che possono anche cambiare nel tempo. Molte piccole imprese, ad esempio, all’inizio utilizzano le Conference Call solo saltuariamente. Poi, una volta compreso che il servizio è facile e comodo da usare e che permette di risparmiare tempo e denaro rispetto alle riunioni di persona, ne fanno un uso sempre maggiore. Un servizio di Audioconferenza flessibile offre formule a consumo e pre-pagato. Se l’azienda prevede uso frequente delle Conference Call, opterà per un contratto a consumo perché non pone limitazioni di servizio rispetto al pre-pagato, è disponibile h24 senza prenotazione e il consumo viene fatturato mensilmente. Le formule di servizio pre-pagato vengono invece acquistate di volta in volta, generalmente on-line, in vari tagli: dalla singola conferenza di 1 ora ai pacchetti a minuti a scadenza o ricaricabili.


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2018-01-22T19:41:01+00:00

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