Come evitare Conference Call troppo lunghe

Come organizzare una Conference Call in modo che non duri troppo a lungo?

Piuttosto che cercare di contrastare le persone che si dilungano troppo nei loro interventi, è preferibile agire preventivamente.

Ecco tre consigli su come organizzare una Conference Call che eviti perdite di tempo.

Nominare un moderatore

Il moderatore, detto anche Host, è la persona incaricata di gestire la Conference Call, cioè di dirigere la discussione facendo rispettare l’ordine del giorno e i tempi della riunione. Nominare un moderatore, soprattutto se la riunione prevede molti partecipanti, è il modo migliore per assicurare uno svolgimento efficace, ordinato e rapido della Conference Call.

Preparare un’agenda

Per agevolare il compito del moderatore è opportuno sviluppare un ordine del giorno per la riunione, eventualmente indicando il tempo massimo da dedicare a ciascun argomento. L’ordine del giorno va inviato ai partecipanti della Conference Call, assicurandosi che tutti l’abbiano ricevuto. Questo è lo strumento più importante per consentire al moderatore di mantenere la discussione focalizzata sugli argomenti in agenda, senza apparire troppo autoritario. Per rafforzare la direttiva, prima di dare inizio alla discussione, il moderatore può ricordare ai partecipanti di attenersi all’ordine del giorno e ai tempi della riunione.

Fissare un’ora di chiusura

Nell’ordine del giorno occorre specificare che la Conference Call dovrà terminare necessariamente entro una determinata ora. Può essere il caso di concedere qualche minuto in più per i commenti finali o per i saluti ma non oltre. Dato che tutti sono stati avvisati in anticipo, il moderatore non avrà problemi a far rispettare l’orario di fine riunione.


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2018-10-06T18:49:27+00:00

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