Come gestire una Conference Call quando sei il Moderatore

E’ la tua prima volta da Moderatore di una Conference Call? Allora devi essere preparato a svolgere il compito più importante e allo stesso tempo più delicato. Il Moderatore, infatti, deve essere in grado di gestire la discussione in modo che sia produttiva e gradevole per tutti. Non è scontato saperlo fare, dato che in una conferenza telefonica non si possono vedere le reazioni degli interlocutori.

Se è la prima volta che devi moderare una Conference Call, in questo articolo trovi alcuni consigli utili per svolgere al meglio il tuo ruolo.

Cosa fa il Moderatore

Il Moderatore, anche detto Host, è colui che organizza la conferenza telefonica e quindi sceglie e invita le persone che devono partecipare alla discussione. Quando sei il Moderatore hai il compito di guidare la riunione. Non è molto diverso da una riunione in presenza fisica. Solo che non puoi vedere il livello di coinvolgimento delle persone. Allo stesso tempo, non puoi comunicare nulla attraverso il tuo linguaggio del corpo. Dunque in una Conference Call devi gestire la discussione in un modo un po’ differente, perché non puoi vedere lo sguardo, la postura e la gestualità dei tuoi interlocutori.

Come Moderatore, ti spetta il compito di condurre la riunione.

Atteggiamento formale

Ti piace chiacchierare un po’ per rompere il ghiaccio prima di affrontare il vero argomento della riunione? Al telefono è meglio non farlo. Cerca di essere più formale rispetto agli incontri di persona. Non devi essere freddo e distaccato ma solo focalizzato sull’obiettivo della Conference Call. I tuoi invitati saranno contenti di poter andare subito al punto senza perdere tempo in chiacchiere inutili.

Vai dritto al punto della discussione, niente chiacchiere di circostanza.

Puntualità

L’atteggiamento formale inizia dalla puntualità. Ma c’è una ragione anche più importante per essere puntuale. Di norma una conferenza telefonica professionale ha inizio solo quando si collega l’Host. Quindi collegati almeno due minuti prima, in modo che se qualcuno arriva in anticipo ti trova già pronto ad accoglierlo e non sarà messo in attesa con la musica di sottofondo. E’ un segno di professionalità e di cortesia che sarà molto apprezzato dai partecipanti.

Collegati un paio di minuti prima per essere pronto ad accogliere i tuoi ospiti.

Serietà

Nelle riunioni faccia a faccia ci può stare qualche battuta ma nelle conferenze telefoniche è meglio non farle. Non puoi vedere le espressioni dei tuoi interlocutori, quindi è difficile capire se c’è il clima giusto per fare gli spiritosi. Di contro, ci vuole un attimo a far calare il gelo con una battuta fuori posto. Ricorda sempre che sei il Moderatore e che devi mantenere un atteggiamento formale. Evita quindi di scherzare, soprattutto se nella Conference Call ci sono persone che non conosci bene. Una conferenza telefonica non si fa per chiacchierare con gli amici. E’ una riunione professionale, quindi meglio essere seri.

Evita le battute di spirito, soprattutto se c’è qualcuno che non conosci bene.

Appunti 

Tieni sott’occhio la scaletta degli argomenti o i punti più importanti da discutere. Però non leggere mai i tuoi appunti ad alta voce e tantomeno un discorso preparato a tavolino. Rischieresti di far calare l’attenzione, di sembrare timido, insicuro o poco preparato sull’argomento. E anche se in una Conference Call non ti possono vedere, capiranno subito se stai leggendo. Lo capiranno dal tono della voce e da molte altre sfumature che tolgono spontaneità e naturalezza al tuo modo di parlare. Ovviamente puoi leggere se devi riportare dichiarazioni di altri o comunicare dati numerici. In questo caso dillo apertamente. Ad esempio: “Ora vi leggo i risultati di fatturato del secondo trimestre”.

Non leggere mai un discorso preparato a tavolino.

Gestione degli interventi

Il moderatore di una Conference Call dovrebbe comportarsi come il conduttore di un Talk Show. Deve fare in modo che tutti possano parlare e che la trasmissione si svolga in modo ordinato. Dai quindi a turno la parola ai tuoi ospiti e lasciali parlare senza interromperli. Se però tendono a dilungarsi, invitali cortesemente ad un maggiore sintesi, motivando l’interruzione con la necessità di far parlare tutti.

Comportati come il conduttore di un Talk Show.

Sovrapposizione delle voci

In una discussione accesa potresti trovarti a parlare sopra qualcun altro. La sovrapposizione delle voci non va bene in generale ma in una conferenza telefonica è ancora più fastidiosa perché affatica gli ascoltatori. Scegli quindi rapidamente se esercitare la tua autorità di Moderatore oppure lasciare il campo al tuo interlocutore. Se decidi di cedere, smetti immediatamente di parlare e lascialo finire. Se invece decidi di fermarlo, fallo subito senza esitazione.

Non parlare sopra gli altri e non consentire che lo facciano con te.

Concentrazione

In una Conference Call è più facile distrarti perché gli altri non ti vedono. Ad esempio potresti avere la tentazione di leggere una mail mentre qualcuno sta parlando. Quando sei l’Host non puoi permetterti distrazioni perché spetta a te il compito di condurre la riunione. Perdere il passo della discussione può essere molto  imbarazzante. Oppure potresti non ricordarti a chi devi dare la parola. O magari potrebbero farti una domanda a cui non sei pronto a rispondere. Quindi in una conferenza telefonica comportati come se potessero vederti.

Non distrarti e non perdere il passo della discussione.

Focalizzazione

Una conferenza telefonica serve a presentare, riportare, commentare, decidere. Deve avere sempre uno scopo ben preciso. Quando sei l’Host, non lasciare spazio a discussioni improvvisate, ripetitive o senza sbocchi. Mantieni la discussione focalizzata sul risultato che vuoi ottenere, ad esempio quello di prendere una decisione. Altrimenti avrai solo perso tempo e lo avrai fatto perdere anche agli altri.

Niente improvvisazioni, focalizza la discussione sul risultato che vuoi ottenere.

Modo di parlare

Non puoi moderare una Conference Call senza un buon grado di autorevolezza nella tua voce. Il tuo modo di parlare può indurre negli altri attenzione, fiducia, empatia ma anche noia, distacco o nervosismo. Il tono, il volume e il ritmo della tua voce sono importanti quanto il contenuto delle tue affermazioni. Quando svolgi il ruolo di Host della conferenza, parla un po’ più lentamente e inserisci qualche pausa tra le frasi, abbassando leggermente il volume della voce. In questo modo darai una sensazione di autorevolezza e stimolerai una maggiore attenzione nei tuoi interlocutori. Sono piccoli accorgimenti che ti premetteranno di esprimere verbalmente l’intensità che non puoi trasmettere visivamente in una conferenza audio telefonica.

Parla un po’ più lentamente e usa le pause.

7 consigli tecnici 

Per svolgere adeguatamente il tuo compito di Moderatore, tieni sempre a mente questi consigli.

  1. Una volta che tutti si sono collegati, vai subito al punto.
  2. Niente chiacchiere inutili.
  3. Attendi sempre due secondi prima di passare all’intervento successivo.
  4. Se non hai nulla da dire dopo un intervento, non commentare e passa al successivo.
  5. Immagina che tutti possano vederti.
  6. Resta concentrato come se le persone fossero presenti fisicamente nella tua stanza.
  7. Siedi con la schiena dritta e presta ascolto ad ogni parola.

Tiene a mente questi consigli quando sei il Moderatore.

Quando non fare una Conference Call

A volte si convoca una riunione telefonica solo per fare brainstorming oppure si invitano persone che non possono dare un contributo utile alla discussione. Sono due errori da evitare perché causano perdite di tempo. Prima di organizzare una Conference Call, fatti queste tre domande.

  1. Discuteremo qualcosa di importante?
  2. Sono necessarie tutte le persone che ho invitato?
  3. L’obiettivo della riunione può essere raggiunto senza brainstorming?

Se hai risposto “no” anche solo ad una delle domande, chiediti se è davvero il caso di fare la Conference Call.

Convoca una Conference Call solo quando hai chiaro l’obiettivo.


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2018-09-19T17:05:06+00:00