Cosa è la videoconferenza software e quali benefici porta alle imprese? Questa breve guida è rivolta a chi cerca una soluzione per svolgere riunioni di lavoro a distanza senza dover acquistare piattaforme di servizio e apparati hardware di videoconferenza.

La videoconferenza fa risparmiare tempo e denaro

Far muovere dipendenti o consulenti per le riunioni di lavoro è costoso per le aziende, sia per il tempo sprecato negli spostamenti sia per le spese di viaggio da sostenere. Fortunatamente non mancano le soluzioni che aiutano la imprese a risparmiare tempo e denaro per consentire alle persone di incontrarsi, discutere e collaborare senza spostarsi dal proprio ufficio. Una di queste è la videoconferenza, uno strumento che permette di connettersi con clienti, partner e dipendenti ovunque e in qualsiasi momento, con conseguente aumento della produttività e abbattimento delle spese di viaggio. Con la videoconferenza si riducono anche i tempi di lavoro di gruppo, grazie ad una più rapida comunicazione tra i team aziendali. La videoconferenza permette inoltre di rafforzare le relazioni umane e professionali tra persone distanti anche migliaia di km, siano esse colleghi che lavorano in altre sedi oppure clienti in qualsiasi parte del mondo.

Oggi, grazie ai grandi progressi del software, la videoconferenza non è più confinata nelle sale riunioni delle grandi aziende ma arriva sui computer e sui dispositivi mobili di tutti gli utenti. Il mercato globale della videoconferenza software è previsto in espansione con un CAGR dell’8% tra il 2015 e il 2022 e raggiungerà quasi 8 miliardi di dollari. La crescita è favorita dall’utilizzo della tecnologia cloud, che consente alle aziende di utilizzare la videoconferenza a costi minimi.

Se sei alla ricerca di una soluzione per implementare la videoconferenza nella tua azienda, valuta la possibilità di utilizzare un servizio di videoconferenza in cloud piuttosto che acquistare piattaforme e apparati costosi anche in termini di gestione e manutenzione.

Vantaggi della videoconferenza software

La videoconferenza software riscuote grande successo tra le imprese per tre motivi fondamentali:

  • non richiede investimenti in infrastrutture e apparati hardware
  • è utilizzabile dai computer e dai dispositivi mobili
  • è disponibile come servizio in cloud, accessibile direttamente su Internet.

E’ quindi uno strumento molto economico e facile da usare che permette alle aziende, di qualsiasi tipo e dimensione, di ottenere i benefici della videoconferenza senza sostenere investimenti onerosi.

Oltre alla possibilità di svolgere facilmente videoconferenze da PC e da dispositivi mobili, il software offre la possibilità di condividere contenuti in modo altrettanto facile. Questa funzionalità è fondamentale quando occorre fare una presentazione di prodotto, discutere un contratto o una relazione, lavorare in team su un progetto. In pratica, durante la videoconferenza, ciascun utente può mostrare agli altri partecipanti qualsiasi contenuto o applicazione presente sul proprio PC.

Aspetti da considerare nella scelta del servizio

Anche tra i servizi di videoconferenza software ci sono differenze di funzionalità e di prezzo. Per scegliere bene è opportuno prestare attenzione ai seguenti aspetti.

Prova gratuita. La possibilità di fare un test gratuito, anche di pochi minuti, permette di valutare subito due caratteristiche fondamentali del servizio: la semplicità d’uso e la qualità audio-video. La prova dovrebbe essere fatta nelle condizioni di utilizzo il più possibile simili a quelle previste a regime. Ad esempio una videoconferenza con PC interni (connessi ad Internet tramite la rete aziendale) e con tablet o smartphone connessi esternamente alle reti mobili degli operatori telefonici (TIM, Wind, Vodafone, Fastweb, etc).

Interoperabilità. Sebbene la videoconferenza software nasca per essere utilizzata prevalentemente dai PC, il servizio deve consentire di collegarsi anche con sistemi di videoconferenza da sala (codec/endpoint) utilizzando il protocolli H.323 e SIP. Questi protocolli son