Come fare una Videoconferenza Professionale in modo facile e rapido

Devi fare una videoconferenza professionale in pochi minuti ma non hai una soluzione a portata di mano? In questo articolo ti spieghiamo cosa devi sapere per risolvere l’esigenza rapidamente, con un servizio online di alta qualità, facile da usare e molto economico.

La Videoconferenza è disponibile sul Cloud

Oggi per fare una videoconferenza non hai bisogno di acquistare né hardware né software perché, grazie alla tecnologia cloud, anche la Videoconferenza è un servizio online, disponibile direttamente su Internet.

Per fare una videoconferenza ti servono quindi solo tre cose:

  1. una connessione a Internet
  2. un Personal Computer
  3. un Provider specializzato che eroga il servizio online

Questo è il minimo indispensabile per una riunione di lavoro virtuale, dato che la maggior parte delle persone parteciperà al meeting con il proprio PC.

Però, per la maggiore fruibilità possibile, il servizio dovrebbe poter essere utilizzato anche con:

  • Tablet e Smartphone
  • Apparati di videoconferenza da sala (Room System)
  • Telefoni in solo audio

In ogni caso non occorre alcun equipaggiamento particolare e fare una videoconferenza oggi è davvero molto semplice per chiunque, purché si scelga il servizio giusto, come vedremo più avanti.

Che significa fare una Videoconferenza Professionale

Innanzi tutto devi sapere che c’è differenza tra una videoconferenza professionale, cioè una riunione di lavoro o d’affari e una videoconferenza qualsiasi, fatta ad esempio con Skype. Ci riferiamo ad una videoconferenza Skype solo per indicare il servizio gratuito più conosciuto. Parliamo quindi della versione gratis di Skype, quella che normalmente usiamo da casa per le videochiamate con amici o parenti. Quando usiamo Skype, certamente non pretendiamo grande qualità, sicurezza, prestazioni e affidabilità del servizio.

Quando invece dobbiamo organizzare una riunione di lavoro, soprattutto con i clienti, vogliamo che la comunicazione audio e video sia di alta qualità. Abbiamo bisogno di un servizio rapido, sicuro ed affidabile. Le sue funzionalità devono permettere di collaborare a distanza con i nostri interlocutori come se fossimo seduti allo stesso tavolo. Desideriamo anche dare ai clienti una bella immagine della nostra azienda, utilizzando un servizio di videoconferenza professionale, facile e immediato da usare, soprattutto per loro.

Chiariamo con un esempio.

Fare una Videoconferenza per discutere un contratto

Stai lavorando nel tuo ufficio di Roma e un cliente di Milano ti chiama per fissare urgentemente un incontro. Vuole discutere il contratto che gli hai inviato qualche giorno fa. La tua agenda, già fitta di appuntamenti, non ti consente di prendere un aereo o un treno per recarti l’indomani stesso a Milano. Però non vuoi nemmeno rimandare l’incontro, per non rischiare che il cliente si senta messo in secondo piano e perché la firma di quel contratto è molto importante per te.

Quindi, come fare?

La soluzione più rapida e comoda è proporre una riunione in videoconferenza tramite un servizio professionale online, utilizzabile cioè attraverso un normale collegamento Internet.

Affinché il meeting virtuale sia efficace quanto quello in presenza fisica ti occorre però un servizio che soddisfi alcuni requisiti fondamentali:

  • supportare la multi-videoconferenza, cioè discutere con più persone contemporaneamente
  • facilitare il coinvolgimento emotivo
  • consentire la condivisione di documenti, presentazioni, tabelle, grafici, etc.

A questi requisiti se ne aggiungono altri che riguardano l’usabilità del servizio:

  • non deve richiedere al cliente alcuno sforzo per collegarsi alla videoconferenza
  • deve essere immediato e facile da usare, anche per chi non ha esperienza di videoconferenze
  • non deve obbligare il cliente a crearsi un account (come avviene con Skype, ad esempio)
  • deve permettere il collegamento tramite dispositivi di uso comune, come PC, Tablet e Smartphone

Se il servizio che scegli garantisce tutto questo, puoi essere sicuro che la tua riunione in videoconferenza sarà efficace, rapida e anche gradevole per il cliente. Inoltre, avrai dimostrato di stare al passo con i tempi, perché utilizzi una tecnologia che ti permette di essere sempre pronto a rispondere alle urgenze dei clienti. Avrai anche rafforzato la tua immagine professionale e quella della tua azienda.

Cose da sapere per scegliere bene il Servizio di Videoconferenza Online

I requisiti che sinteticamente abbiamo elencato sopra, devono tradursi nella scelta del servizio di videoconferenza online più adatto alle esigenze e alle condizioni operative della riunione che devi organizzare.

Ecco l’elenco delle cose più importanti da sapere per scegliere la giusta formula di servizio.

  • Quante persone dovranno partecipare alla videoconferenza?
    Il servizio deve consentire la partecipazione simultanea a tutte le persone da invitare alla riunione. Se ad esempio sono previste 5 persone che si collegano ognuna dalla propria postazione, il servizio deve poter supportare almeno 5 postazioni simultanee.
  • Quali dispositivi si possono usare?
    Il servizio deve essere flessibile e quindi permettere di fare una videoconferenza da qualsiasi dispositivo a partire dai più comuni come un PC, un Tablet o uno Smartphone. A volte ci si collega da sale riunioni attrezzate con apparati hardware per la videoconferenza. Questo tipo di sistemi (detti anche Room System, Endpoint o Codec) utilizzano i protocolli di comunicazione H.323 e SIP. Il servizio deve quindi supportare anche questi protocolli, che sono lo standard mondiale per la videocomunicazione.
  • Ci si può collegare direttamente dal browser?
    Come già detto, è fondamentale che l’uso del servizio sia il più semplice possibile per tutti. Per collegarsi in videoconferenza dal PC deve essere sufficiente il browser piuttosto che dover installare un software. Per chi invece utilizza un tablet o uno smartphone, deve essere disponibile un’app gratuita sia per i dispositivi iOS sia per quelli Android.
  • Come si invitano i partecipanti?
    La modalità di partecipazione alla videoconferenza deve essere molto semplice e rapida. Gli invitati non devono essere obbligati a registrare preventivamente un proprio account per accedere al servizio. Semplicemente tu spedisci un link via email, chi riceve la mail clicca sul link che apre in automatico la pagina di accesso sul browser o sull’app, inserisce il proprio nome e clicca sul pulsante per entrare in conferenza.
  • Qualcuno dovrà partecipare con un semplice telefono?
    Può capitare che qualcuno non possa collegarsi in video, ad esempio se si trova in un luogo senza connessione Internet oppure se sta guidando l’auto. Il servizio di videoconferenza deve quindi consentire anche a queste persone di partecipare, anche se solo in voce, collegandosi con il telefono (fisso o cellulare) come si fa in un’audioconferenza telefonica.
  • Devi condividere documenti durante la videoconferenza?
    Se prevedi di proiettare una presentazione oppure condividere un documento, una tabella o qualsiasi altro contenuto che può essere utile durante la discussione, il servizio di videoconferenza deve supportare anche questa funzionalità. Se i contenuti devono poter essere visualizzati anche dagli apparati da sala H.323/SIP, occorre che il servizio supporti il protocollo standard H.239 per la condivisione dei dati.
  • Quanto durerà la riunione?
    Questa informazione ti serve per scegliere la formula di servizio in base alla durata, ad esempio: una sola ora, due o più ore oppure un’intera giornata. La formula “a giornata” ti permette di programmare più videoconferenze nell’arco di 24 ore e può risultare anche più conveniente rispetto all’acquisto di più ore consecutive.
  • La videoconferenza deve essere registrata?
    La registrazione di una videoconferenza può risultare necessaria in diverse occasioni, per verbalizzare la riunione, ad esempio per un’Assembla Societaria oppure un CdA. Il servizio di videoconferenza deve consentire la registrazione sia della parte audio-video della riunione, sia dei contenuti eventualmente condivisi. Il file della registrazione deve poi poter essere scaricato in un formato standard, utilizzabile cioè da qualsiasi media player, come il formato mp4.

La formule di servizio HDC VIDEO per la Videoconferenza Professionale Online

Il nostro servizio HDC VIDEO per la Videoconferenza Professionale rende disponibili sul Cloud diverse formule, utilizzabili con qualunque dispositivo e qualsiasi collegamento Internet fisso o mobile.

Con HDC VIDEO Non è necessario sottoscrivere un abbonamento e non ci sono costi di attivazione.

Per fare una videoconferenza in pochi minuti, puoi acquistare online il servizio, scegliendo la formula più adatta alle tue esigenze, ad esempio per la durata di una o più ore oppure per un’intera giornata, con o senza registrazione, etc.

Le formule sono concepite per soddisfare tutti i requisiti per fare una videoconferenza di livello professionale:

  • Alta Qualità Video e Audio
  • Utilizzo con Qualsiasi Dispositivo
  • Fino a 25 Partecipanti per Sala Virtuale
  • Massima Facilità d’Uso
  • Accesso Diretto dal Browser
  • App Gratuita per Dispositivi Mobili iOS e Android
  • Condivisione Schemo, Documenti, Presentazioni, etc.
  • Chat
  • Registrazione
  • Streaming

Caratteristiche e Prezzi di HDC VIDEO

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2018-02-13T11:35:57+00:00

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