Come sfruttare al meglio la Videoconferenza in Azienda

Le soluzioni di videoconferenza stanno cambiando il modo in cui si svolgono le riunioni di lavoro. La maggior parte dei meeting oggi può essere svolta in modo virtuale, senza spostarsi dal proprio ufficio, risparmiando tempo e denaro. La varietà delle soluzioni di videoconferenza sul mercato è ampia. Una volta scelta quella più adatta alle proprie esigenze, ci sono alcune cose da tenere a mente per sfruttarla al meglio. 

Qualità della rete e dei dispositivi

Risparmiare denaro sulla rete e sui dispositivi non è conveniente perché si va ad incidere negativamente sulla qualità audio e video delle conferenze. Meeting virtuali con interruzioni di collegamento, cattiva resa audio o scarsa qualità video, diventano fastidiosi e controproducenti e si rischia che gli utenti smettano di usare la videoconferenza. Occorre quindi assicurare l’efficienza dei collegamenti di rete (sia in termini di larghezza di banda sia di stabilità) e la qualità delle attrezzature, soprattutto se si utilizzano sistemi di videoconferenza da sala.

Condivisione di contenuti

Gli utenti devono essere a conoscenza della possibilità di condividere contenuti (documenti, tabelle, grafici, etc.) durante la videoconferenza. Anche una semplice condivisione dello schermo del pc consente di visualizzare il materiale di supporto ai progetti o alle discussioni, senza ricorrere al poco efficiente scambio di file attraverso la posta elettronica.

Regole di comportamento  

Se la videoconferenza è una novità per l’azienda, è opportuno spiegare agli utenti le regole di comportamento necessarie alla migliore riuscita dei meeting virtuali. Queste regole sono semplici e di buon senso ma chi non le osserva rischia di fare brutte figure o di compromettere l’efficacia della riunione. Occorre sapere come scegliere l’ambiente adeguato, come posizionarsi davanti alla telecamera, come usare correttamente il microfono, come comportarsi in modo impeccabile. Per consigli dettagliati su come condurre un video meeting professionale, leggi questo articolo di approfondimento.

Resistenza degli utenti

Alcune persone che sono perfettamente a loro agio nelle riunioni di persona possono manifestare una certa ritrosia nei confronti della videoconferenza. Sapere di essere inquadrati da una telecamera può far assumere un comportamento innaturale o troppo riservato. Oppure impedire una esposizione convincente, ad esempio nel caso di una presentazione. A queste persone vanno dati alcuni consigli per non sentirsi sotto stress in videoconferenza. Ad esempio non pensare alla telecamera e concentrarsi sul contenuto della presentazione che si deve esporre. La videoconferenza non va considerata come un evento ma solo come uno strumento di lavoro che permette di collaborare con persone fisicamente distanti.


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2018-05-16T12:00:59+00:00

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