Come sfruttare la Videoconferenza in azienda

Come sfruttare la videoconferenza per rendere più semplici, veloci e produttive le riunioni di lavoro? La maggior parte dei meeting oggi può essere svolta in modo virtuale, senza spostarsi dal proprio ufficio, risparmiando tempo e denaro. Ecco alcune cose da tenere a mente per sfruttare la videoconferenza nel modo migliore. 

Qualità della rete e delle attrezzature di videoconferenza

Risparmiare denaro sulla rete e sugli apparato non è conveniente perché si va ad incidere negativamente sulla qualità delle videoconferenze. Meeting virtuali con interruzioni di collegamento, cattiva resa audio o scarsa qualità video, diventano fastidiosi e controproducenti e si rischia che gli utenti smettano di usare la videoconferenza.

Le prime cose da verificare per sfruttare la videoconferenza al meglio sono:

  • efficienza dei collegamenti di rete in termini di larghezza di banda e di stabilità
  • adeguatezza dei PC ad essere usati per la videoconferenza da scrivania
  • qualità delle webcam e dei microfoni in dotazione agli utenti
  • aggiornamento degli apparati H.323/SIP per le sale di videoconferenza

Condivisione di contenuti

Gli utenti devono essere a conoscenza della possibilità di condividere contenuti (documenti, tabelle, grafici, etc.) durante la videoconferenza. Anche la semplice condivisione dello schermo del PC consente di sfruttare la videoconferenza per visualizzare il materiale di supporto alle discussioni senza ricorrere al poco efficiente scambio di file via email.

Regole di comportamento  

Le  riunioni virtuali sono una novità per l’azienda? Allora è bene spiegare agli utenti le regole di comportamento per sfruttare la videoconferenza nel migliore dei modi. Queste regole sono semplici e di buon senso ma chi non le osserva rischia di fare brutte figure o di compromettere l’efficacia della riunione. Occorre sapere come scegliere l’ambiente adeguato, come posizionarsi davanti alla telecamera, come usare correttamente il microfono, come comportarsi in modo impeccabile.

Resistenza degli utenti a sfruttare la videoconferenza

Alcune persone che sono perfettamente a loro agio nelle riunioni di persona possono manifestare una certa ritrosia nei confronti della videoconferenza. Sapere di essere inquadrati da una telecamera può far assumere un comportamento innaturale o troppo riservato. Oppure impedire una esposizione convincente, ad esempio una presentazione. A queste persone vanno dati alcuni consigli per non sentirsi sotto stress in videoconferenza. Ad esempio non pensare alla telecamera e concentrarsi solo sulla presentazione da esporre. La videoconferenza non va considerata come un evento ma solo come uno strumento di lavoro che permette di collaborare con persone fisicamente distanti.

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2018-10-04T17:26:07+00:00