Cameron Craig: cosa ho imparato in 30 giorni di videoconferenza

Cameron Craig, professionista della comunicazione con oltre 20 anni di esperienza, racconta la sua esperienza come utilizzatore delle soluzioni di videoconferenza Polycom.

Ho iniziato da poco a lavorare in un’azienda in cui la maggior parte degli incontri si svolgono in videoconferenza. Naturalmente avevo già usato questa tecnologia nelle mie precedenti esperienze di lavoro ma di solito veniva riservata per occasioni speciali, come riunioni con la Direzione o incontri con clienti importanti, e comunque era molto difficile riuscire a prenotare la sala attrezzata per la videoconferenza. Nel mio nuovo di lavoro le cose sono diverse. Usiamo la videoconferenza praticamente per ogni meeting. E’ disponibile sulle nostre scrivanie e nelle nostre sale riunioni.

Dunque come è stata la mia nuova esperienza con la videoconferenza?

La posso riassumere in 6 punti.

1. Ho sviluppato forti relazioni con i colleghi in poco tempo

Vedere le persone crea certamente più intimità rispetto al semplice parlarsi al telefono. Molti dei miei colleghi lavorano da casa oppure partecipano da casa ai meeting che si svolgono di sera o la mattina presto a causa dei diversi fusi orari. Mi è quindi capitato spesso di vedere mogli, mariti, bambini e animali domestici attraverso il display di videoconferenza. Potevano sembrare situazioni imbarazzanti e invece i miei colleghi ne approfittavano per presentare i loro famigliari prima di iniziare a parlare di lavoro. Ho visto anche le loro collezioni di libri e cd e anche i trofei sportivi vinti dai loro bambini. Così, in meno di un mese, abbiamo iniziato a scherzare e a parlare delle persone e delle cose importanti della loro vita. Non credo si possa arrivare a questo livello di confidenza con le audioconferenze, anche se ci si è potuti parlare al telefono per anni.

2. Nei meeting in videoconferenza sono più concentrato

Sento di apparire maleducato se controllo il mio cellulare durante una videoconferenza, allo stesso modo di come mi sentirei maleducato se lo facessi in un incontro faccia a faccia. Naturalmente se ricevo una chiamata urgente silenzio il microfono e oscuro la mia webcam prima di rispondere. Le regole di buona educazione del mondo reale si applicano quindi anche ai meeting in videoconferenza. Questo fa si che nelle riunioni virtuali resti più concentrato, anche perché sono generalmente molto più brevi degli incontri di persona.

3. Posso percepire il linguaggio del corpo

Niente più silenzi imbarazzanti al telefono. Con la videoconferenza posso osservare cosa trasmette il linguaggio del corpo degli interlocutori e modificare di conseguenza il modo di condurre la discussione.

4. La videoconferenza mi aiuta a gestire le discussioni

Nelle conference call telefoniche, le persone estroverse tendono a dominare la discussione con il loro tono di voce più potente. Grazie ai sistemi di videoconferenza Polycom, invece, posso osservare anche le persone più riservate il cui linguaggio del corpo mi rivela che probabilmente hanno qualcosa di interessante da dire. Allora approfitto di una pausa nella discussione per invitarle ad esprimere il loro parere. Ho provato questa tattica diverse volte con buoni risultati. Grazie alla videoconferenza posso imparare qualcosa che non sapevo oppure ascoltare più pareri diversi prima di prendere una decisione.

5. La videoconferenza azzera le distanze tra gli uffici

Ho lavorato per diverse grandi aziende internazionali, sia nelle filiali che nella sede centrale e ho sempre avvertito il problema delle distanze. Con la videoconferenza Polycom queste distanze si annullano perché tutti i partecipanti vengono visualizzati nello stesso modo. Grazie alla videoconferenza posso andare virtualmente a Singapore, Città del Messico, Londra e San Paolo nella stessa giornata. Il risultato è che non soffro di jet lag, rafforzo le relazioni i colleghi lontani e, soprattutto, il mio team può disporre di più informazioni per prendere le decisioni.

6. Sul lavoro vanno usate soluzioni professionali

Quando si tratta di lavoro, una cattiva qualità video è peggio che non avere il collegamento in video. Pensaci per un momento: immagina di essere in un meeting in videoconferenza dove stai analizzando dati e valutando informazioni per prendere importanti decisioni d’affari. I disturbi di sfarfallio delle immagini e di sincronia tra audio e video, il rumore di fondo o una cattiva illuminazione, possono rappresentare più che un semplice fastidio: hanno un impatto negativo sulla produttività della riunione. Io uso Face Time per tenermi in contatto con la mia famiglia in Australia, ma al lavoro il mio team utilizza il sistema di videoconferenza Polycom Real Presence Centro. Comunichiamo stando seduti intorno al sistema: la telecamera si orienta automaticamente sulla persona che parla e il rumore di fondo viene completamente cancellato. Non importa se i nostri interlocutori sono dall’altra parte del mondo: grazie al nostro sistema di videoconferenza Polycom ci guardiamo e parliamo come se fossimo seduti vicini. In definitiva posso dire che una volta che si inizia a utilizzare la videoconferenza non si può tornare indietro. E’ una soluzione perfetta. Beh, forse un lato negativo c’è … Io vado in ufficio in bicicletta e tengo una scorta di abiti per il cambio nel mio armadietto della palestra aziendale. Ebbene, una mattina sono arrivato al lavoro e ho scoperto che avevo esaurito la scorta di vestiti. Quel che è peggio, avevo una riunione alle 8.00 con il team marketing al gran completo. Ho stretto i denti e sono entrato nella sala di videoconferenza in tenuta da ciclista. Nella sala non c’erano molte persone ma quando è stato il mio turno di intervenire nella discussione, il mio abbigliamento sportivo è stato trasmesso in diretta in 36 paesi, in alta definizione: il mio cellulare è stato bersagliato per tutta la settimana dai messaggi dei colleghi che mi prendevano in giro! Nonostante questo piccolo inconveniente, non potrei mai rinunciare alla videoconferenza.

Se avete già provato la videoconferenza in passato, provatela ancora con le più recenti soluzioni professionali. La tecnologia ha fatto molta strada e il futuro del lavoro è già qui.

Cameron Craig utilizza le soluzioni di videoconferenza Polycom, azienda per la quale lavora al momento della pubblicazione di questo articolo su www.huffingtonpost.com (aprile 2016). Craig è un professionista della comunicazione che vanta una lunga carriera di lavoro con Apple, Visa, Yahoo! e PayPal.


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2016-10-12T17:53:07+00:00