Come comportarsi in una Videoconferenza Professionale

Nei Video Meeting, cioè le riunioni virtuali svolte in Videoconferenza, alle normali regole di educazione che si seguono negli incontri di persona si aggiungono alcuni accorgimenti per mantenere un atteggiamento professionale impeccabile, soprattutto quando ci si collega da un dispositivo personale come un PC, un tablet o uno smartphone.

Indice dei contenuti

Scegli il posto giusto per partecipare al Video Meeting

Assicurati che la stanza sia ben illuminata e che nell’inquadratura non si veda nulla che possa rendere l’ambiente poco professionale.
Fai attenzione ai rumori esterni (es. traffico cittadino) e alle voci di altre persone presenti nella stanza, perché potrebbero rendere poco chiaro l’audio ai tuoi interlocutori remoti.
Siedi sempre di fronte alla sorgente di luce (es. finestra) altrimenti verrai visto come una sagoma scura indistinta.

Cura l’inquadratura

Posiziona la webcam all’altezza dei tuoi occhi ed in corrispondenza del centro del monitor.
La distanza dalla webcam deve essere sufficiente ad inquadrare il viso e la parte superiore del busto.
Mantieni lo sguardo in direzione della webcam. Questa accortezza può apparire scontata ma è molto importante per dare ai tuoi interlocutori remoti la sensazione che li stai guardando negli occhi.

Prova i dispositivi di Videoconferenza in anticipo

Prima di collegarti al video meeting, controlla che i tuoi dispositivi funzionino correttamente.
Assicurati che il PC non abbia problemi.
E’ sempre preferibile una webcam che supporti l’alta definizione 1080p/30fps.
Per una migliore qualità dell’audio utilizza le cuffie (o gli auricolari del cellulare) invece del microfono e degli altoparlanti integrati nel PC che potrebbero causare eco o ritorno di voce.

Fai un test se è la prima volta che partecipi ad un Video Meeting

Chiedi ad un collega di fare un Video Meeting di prova, in modo che possa aiutarti a regolare il volume del microfono, l’illuminazione della stanza e la centratura dell’inquadratura.
Se prevedi di condividere qualche contenuto, ad esempio una tabella di dati, prepara il file sul desktop (in modo da non dover perdere tempo a cercarlo durante il meeting) e prova a condividerlo con il tuo collega per verificare se è ben leggibile o se occorre aumentare la dimensione del font.

Vesti in modo adeguato

Non pensare nemmeno per un istante di essere visibile solo dalla vita in su.
Se partecipi ad un meeting formale, evita di indossare vestiti con motivi fantasia o colori troppo acceso, perché non si presentano bene in video.
Evita righe, quadri e tessuti riflettenti.
Le tinte unite sono decisamente preferibili.

Prima del Video meeting

Ricordati di silenziare la suoneria del cellulare.
Chiedi ai tuoi colleghi di non disturbarti durante la videoconferenza.
In caso di rumori esterni o ambientali, tieni silenziato il microfono.

Durante il Video Meeting

Siedi con il busto eretto ma senza apparire rigido.
Guarda in direzione della webcam.
Parla con calma, forte e chiaro.

Al termine del Video Meeting

Assicurati che il collegamento sia effettivamente chiuso prima di alzarti o fare qualsiasi commento.

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