Come comportarsi in una Conference Call professionale

Le conference call professionali richiedono di osservare alcune regole di comportamento per fare in modo che i meeting virtuali siano rapidi, efficaci e gradevoli. Vediamo quali sono.

Organizzare una conference call

Se sei tu ad organizzare la conferenza, prepara in anticipo una mail (bastano poche righe) dove riporti le informazioni necessarie affinché le persone che inviti alla discussione possano collegarsi facilmente anche se non hanno avuto precedenti esperienze con un servizio di audioconferenza professionale.

Le informazioni essenziali da inserire nella mail di invito sono:

  • argomento della conferenza
  • data e ora di inizio
  • lista dei numeri telefonici da chiamare (Italia ed eventuali paese esteri)
  • codice partecipante (detto anche PIN)
  • tasti per silenziare/riattivare il microfono del telefono fisso
  • link per la condivisione dati su pc

Per “condivisione dati” si intende la possibilità che l’organizzatore della conference call (ed eventualmente anche i partecipanti) condivida attraverso il pc una presentazione, un documento di testo o qualsiasi altro contenuto utile alla discussione. I partecipanti, mentre sono collegati in audio, possono visualizzare questi contenuti sul proprio pc.

E’ importante che anche l’oggetto della mail sia chiaro e sintetico, in modo che il ricevente capisca immediatamente che si tratta dell’invito ad un’audioconferenza. Ad esempio: “Invito per la Conference Call del 22/4 p.v. ore 9.30”. Una volta creata questa mail, conviene salvarla come modello da utilizzare anche per conference call successive. Un’ulteriore comodità è generalmente offerta dai client di posta elettronica con la possibilità di salvare automaticamente l’invito come appuntamento nel calendario.

Il ruolo dell’host nelle conference call professionali

Se sei l’organizzatore della conferenza (detto anche moderatore o host)  devi essere pronto a svolgere alcuni compiti importanti per le conference call professionali: aprire la discussione, moderare gli interventi, chiudere la conferenza, inviare un resoconto via mail.

Aprire la discussione significa dare il benvenuto ai partecipanti, ricordare l’argomento da discutere, presentare brevemente gli invitati (nel caso siano molti, puoi limitarti a citare i più importanti), dichiarare l’ora entro la quale concludere la conferenza, raccomandare la sinteticità degli interventi.

Il ruolo di moderatore della discussione è particolarmente importante nelle conferenze con un’agenda predefinita di interventi. Moderare gli interventi significa invitare a turno le persone a prendere la parola e assicurarsi che non tendano a parlare per un tempo troppo lungo.

Chiudere la conferenza significa riassumere sinteticamente la discussione, eventualmente comunicare che verrà inviata una mail di resoconto, salutare, invitare a riagganciare il telefono e attendere finché tutti i partecipanti abbiano lasciato la conferenza. A quel punto anche l’host potrà riagganciare.

La mail di resoconto è un atto di cortesia generalmente molto apprezzato nei contesti professionali. E’ sufficiente limitarsi a riportare il riassunto della discussione fatto a voce prima di chiudere la conferenza. Puoi inviare la mail di resoconto anche il giorno successivo allo svolgimento della conferenza.

Un altro compito che spetta all’host è quello di avviare eventualmente la registrazione della conference call. In tal caso l’host deve avvisare tutti i partecipanti prima che inizi la discussione, spiegando il motivo della registrazione (ad esempio per la verbalizzazione di un CdA) e deve accertarsi che nessuno abbia nulla in contrario.

Modalità di apertura/chiusura della conferenza

L’host deve sapere quale è la modalità tecnica di apertura e chiusura della conferenza. Per ragioni di sicurezza e controllo dei costi, le conference call professionali dovrebbero avere inizio soltanto quando si collega l’host. Per la chiusura è invece preferibile la modalità in cui la conferenza termina quando l’ultimo partecipante ha riagganciato. Questo per evitare che disconnessioni accidentali dell’host (ad esempio se usa un cellulare in una zona di scarsa copertura) causino la chiusura automatica della conferenza disconnettendo tutti i partecipanti.

Partecipare ad una conference call

Se sei invitato ad un’audioconferenza, controlla se hai ricevuto la mail con le informazioni necessarie a collegarti. Poco prima dell’inizio della conference call annota il numero da chiamare e il codice da inserire, in modo da averli sempre sotto mano. Se se fuori dal tuo ufficio e chiami dal cellulare, questo accorgimento ti permetterà di ricollegarti rapidamente alla conferenza qualora la tua linea dovesse cadere per assenza di copertura del segnale.

Essere puntuali

Come già spiegato, le conference call professionali hanno inizio soltanto quando si collega l’host. I partecipanti che eventualmente fossero già collegati non possono parlare tra di loro e restano in attesa (con una musica di sottofondo) che l’host apra la conferenza. Se quindi sei l’host, è importante che ti colleghi qualche minuto prima per evitare di lasciare le persone in attesa troppo a lungo. Se sei un partecipante, cerca di collegarti puntualmente per evitare che il tuo ingresso nella conference call disturbi chi sta parlando.

Non usare mai il vivavoce del telefono

Esistono appositi dispositivi professionali, detti speakerphone, progettati appositamente per fare in modo che un gruppo di persone possa parlare e ascoltare attraverso un unico apparecchio. Se questa è la tua esigenza, acquista uno speakerphone (il costo è di poche decine di euro) piuttosto che usare la funzione vivavoce del cellulare o del telefono fisso. L’uso del vivavoce causa infatti forti disturbi di rientro audio, sia del parlato che dei rumori ambientali, che possono pregiudicare seriamente la chiarezza della comunicazione.

Silenziare il microfono

Scegli un luogo il più possibile silenzioso per partecipare ad una conference call. Se ciò non è possibile, ad esempio se chiami dal cellulare all’aperto oppure se condividi l’ufficio con altre persone, ricordati di tenere il microfono silenziato finché non è il tuo turno di prendere la parola. Questo accorgimento è forse il più importante da osservare nelle conference call professionali in quanto evita che la discussione venga disturbata da eventuali rumori provenienti dall’ambiente circostante, ad esempio il traffico cittadino o le voci di altre persone. Se utilizzi un telefono fisso puoi silenziare il microfono con la sequenza di tasti indicati nella mail di invito (ad esempio digitando *6) e ricordati anche di silenziare la suoneria del cellulare.

Usare uno speakerphone

Se ti trovi in una sala riunioni con altri colleghi e utilizzate uno speakerphone, cioè un sistema da tavolo che integra microfono e altoparlanti, controlla che l’apparato sia posizionato in modo il più possibile equidistante dalle persone. Se la superficie del tavolo è riflettente, ad esempio di cristallo, può essere opportuno collocare un panno o un libro sotto lo speakerphone per evitare eventuali disturbi causati dalla riflessione sonora. Devi anche prestare attenzione ai rumori ambientali, perché l’apparato telefonico da tavolo ha un microfono molto sensibile, capace di captare anche piccoli rumori come, ad esempio,  fruscio di fogli di carta, tamburellare delle dita, ticchettio della tastiera del pc, rumori esterni che provengono dalla finestra, suonerie, vibrazioni e interferenze radio dei cellulari poggiati sul tavolo. Vale comunque sempre l’accortezza di silenziare il microfono quando non si ha la parola.

Presentarsi

E’ buona regola presentarsi quando si prende la parola per la prima volta, soprattutto se non si conoscono tutte le persone che partecipano alla conference call. Al tuo primo intervento nella discussione, saluta e dichiara il tuo nome e cognome, l’azienda per cui lavori e il ruolo che ricopri. Un piccolo gesto di cortesia e rispetto per i partecipanti alle conference call professionali.

Essere sintetici negli interventi

In generale i meeting di lavoro dovrebbero svolgersi in un tempo non troppo lungo per non rischiare di oltrepassare la soglia di attenzione delle persone. Lo stesso vale per le conference call: anche se non vedi i tuoi interlocutori e quindi non puoi percepire il linguaggio del corpo, non devi dimenticare che l’audioconferenza deve tenere impegnate le persone solo per il tempo necessario a discutere compiutamente l’argomento per il quale è stata convocata. Le conference call professionali non sono eventi “social” ma strumenti di lavoro per scambiare informazioni con clienti, fornitori, consulenti, colleghi e partner. Occorre quindi essere il più possibile sintetici e chiari negli interventi.

Evitare distrazioni

Anche nel caso in cui hai un ruolo prevalentemente da ascoltatore, ricorda che potresti essere chiamato in qualsiasi momento a rispondere ad una domanda oppure ad esprimere un parere. Cerca quindi di non distrarti facendo altre cose come leggere mail o chattare perché se vieni chiamato improvvisamente potresti trovarti in imbarazzo per non aver prestato attenzione alla discussione.

Aiutarsi con gli appunti

Se hai già programmato un tuo intervento, tenere sott’occhio un foglio con la lista dei punti che vuoi discutere ti aiuterà ad esporli nel giusto ordine e a non dimenticarne nessuno quando prenderai la parola. Durante la discussione annota anche eventuali domande che vorrai porre o argomenti che ti interessa approfondire, proprio come faresti nelle riunioni di lavoro a cui partecipi di persona.

Non fare commenti

Si potrebbe scrivere un libro sui commenti imbarazzanti fatti durante o alla fine di una conference call da persone convinte che il loro microfono fosse spento. Se non vuoi correre rischi, evita di fare qualsiasi commento anche se sei convinto che il tuo microfono è silenziato e anche quando l’organizzatore ha dichiarato chiusa la conferenza. Le Leggi di Murphy sono implacabili!


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2018-07-18T18:58:44+00:00