Conference Call e Videoconferenza: quale servizio preferire?

Conference Call e Videoconferenza sono due servizi ormai di grande diffusione tra le aziende e i professionisti, perché permettono di svolgere meeting in modo rapido ed efficace, senza doversi recare fisicamente sul luogo della riunione.

In questo modo, non solo si possono abbattere i costi e il tempo improduttivo per i trasferimenti (anche per semplici spostamenti nella stessa città) ma anche organizzare le riunioni sul momento, senza pianificazione. Ad esempio quando occorre prendere una decisione in tempi rapidi e si ha la necessità di scambiare informazioni e pareri con più persone che si trovano in luoghi diversi.

Quale servizio scegliere tra Conference Call e Videoconferenza?

La scelta tra Conference Call e Videoconferenza dipende da diversi fattori e ovviamente non c’è una regola fissa. Possiamo però farci 4 semplici domande che ci aiuteranno a scegliere il servizio più adatto per il meeting virtuale che vogliamo organizzare.

  • A quale servizio sono più abituati i partecipanti?
  • C’è disponibilità di collegamenti Internet?
  • Occorre condividere una presentazione, un documento o altro materiale?
  • Quanto è importante il contatto visivo?

Abitudine dei partecipanti

Se le persone che devono partecipare al meeting virtuale sono più abituate ad usare un servizio piuttosto che l’altro, è consigliabile non forzarle a cambiare, a meno che non vi sia una necessità specifica. Chi è abituato alle audioconferenze potrebbe trovare più comodo partecipare alla riunione dal telefono fisso o dal cellulare. Chi invece è per la maggior parte del tempo seduto davanti al pc, potrebbe preferire un semplice e rapido clic per collegarsi in videoconferenza piuttosto che comporre un numero di telefono e inserire un codice.

Disponibilità di collegamenti Internet

Che sia cablata, WiFi o mobile, per la videoconferenza è necessaria una connessione a Internet.  La scelta tra conference call e videoconferenza diventa quindi obbligata, a favore del telefono, se la maggior parte dei partecipanti si trova in condizione di non poter disporre di un collegamento Internet. Si pensi ad esempio a dei tecnici che stanno facendo un sopralluogo in ambiente esterno dove la connessione Internet mobile è indisponibile o troppo scarsa. Tuttavia, un servizio di videoconferenza professionale consente anche il collegamento in solo audio dalla rete telefonica. Se quindi le persone che non possono accedere a Internet sono in netta minoranza rispetto agli altri partecipanti, si può tranquillamente organizzare un meeting in videoconferenza che consenta anche la partecipazione via telefono.

Condivisione dati

Come in una normale riunione in presenza fisica, anche in un meeting virtuale si può avere la necessità condividere del materiale con i partecipanti. Ad esempio proiettare le slide di una presentazione, discutere un documento o un foglio di calcolo. Entrambi i servizi, conference call e videoconferenza, consentono la condivisione di supporti elettronici: presentazioni, testi, tabelle, etc. Però, per trasferire i dati, occorre comunque una connessione Internet. Quindi se alla videoconferenza si preferisce una conferenza telefonica, ma si vogliono comunque condividere dati, i partecipanti devono avere anche un pc o un tablet collegati ad Internet.

Importanza del contatto visivo

Il contatto visivo è il grande valore aggiunto della videoconferenza perché preserva la componente più importante della comunicazione umana: il linguaggio del corpo. Se il servizio di videoconferenza che si utilizza è di alta qualità,  cioè con il video in alta definizione, i movimenti fluidi e l’audio cristallino, la riunione virtuale diventa naturale quasi come un incontro di persona. Quando si desidera instaurare o mantenere un alto livello di empatia con i partecipanti al meeting, oppure si vogliono captare sensazioni che vanno ben oltre il tono della voce, tra conference call e videoconferenza va scelta certamente la videoconferenza.


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2018-10-06T18:52:19+00:00

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