Audioconferenza: come condividere contenuti dal PC

Una delle funzioni più utili durante un meeting telefonico è poter condividere contenuti in audioconferenza dal personal computer. Per contenuti intendiamo presentazioni, documenti di testo, tabelle, immagini e anche programmi: insomma tutti gli strumenti che utilizziamo sul pc per il nostro lavoro quotidiano. Questa possibilità aumenta notevolmente l’efficacia di un meeting virtuale in quanto permette ai partecipanti alla conference call di discutere al telefono visualizzando contemporaneamente i contenuti sul pc. Ad esempio, durante un sales meeting è possibile discutere telefonicamente mentre si visualizzano sullo schermo del pc i dati e i grafici di andamento delle vendite.

Chi può condividere contenuti in audioconferenza

Il moderatore dell’audioconferenza, detto anche host, è la persona abilitata di default a condividere contenuti dal proprio pc. Ciascun partecipante però può chiedere al moderatore di essere abilitato. La richiesta può avvenire a voce o in chat. Il moderatore, con un semplice clic, può abilitare il richiedente a mostrare contenuti sui pc degli altri partecipanti. Tornando all’esempio del sales meeting, il moderatore può abilitare a turno gli agenti a mostrare le tabelle con i risultati di vendita dei vari prodotti. Condividere contenuti in audioconferenza permette quindi di scambiare informazioni e commentare telefonicamente i risultati di vendita avendo sotto gli occhi i dati a supporto della discussione.

Come si attiva la condivisione

Quando l’organizzatore della conferenza telefonica prevede la possibilità di condividere dati, deve inserire nella mail di invito anche il link al meeting virtuale oltre al codice per partecipare alla conference call da telefono. Cliccando sul link si accede dal browser ad una pagina web dove saranno visualizzati i contenuti condivisi. Nella stessa pagina sono indicate le informazioni real time sulla conferenza (ad esempio la lista dei partecipanti) e i pulsanti per le varie azioni. Condividere contenuti in audioconferenza è semplicissimo: una volta ricevuta l’abilitazione dal moderatore, basta selezionare il file o l’applicazione da condividere e cliccare sul pulsante che attiva la condivisione. A quel punto tutti i partecipanti alla conference call vedranno sul proprio pc il contenuto condiviso.

Web Conference

Se si partecipa al meeting direttamente dal personal computer, utilizzando cioè la connessione VoIP invece di quella telefonica, condividere contenuti in audioconferenza è ancora più semplice e naturale in quanto non occorre gestire due dispositivi separati, il telefono e il pc, per la voce e per i dati. Inoltre in questa modalità, anche detta web conference, si può risparmiare sul traffico telefonico.


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2018-10-06T18:58:04+00:00